Projektmanagement-Software selbst hosten: On-Premises oder Cloud?

Selbst gehostete Projektmanagement-Software (On-Premises) ist sinnvoll, wenn Projekt- und Ticketdaten nach Ihren Vorgaben auf eigenen Servern bleiben sollen und Ihre IT Betrieb, Datensicherung und Updates verlässlich übernehmen kann. Zählen ein schneller Start und wenig IT-Aufwand mehr, ist die Cloud meist die bessere Wahl. Hamahang gibt es in beiden Varianten, jeweils mit Zugriff über den Browser und eine Android-App.

Hinter Suchanfragen wie „Projektmanagement On-Premise“ oder „Ticketsystem selbst hosten“ steckt selten eine reine Technikfrage. Meist geht es um Verantwortung: Wo liegen unsere Arbeitsdaten, und wer steht dafür gerade? Die Antwort betrifft den Arbeitsalltag, den Zugriff von Außendienst und Baustelle und die Frage, wie Kundenanfragen zu Tickets werden. Dieser Beitrag stellt die Kriterien nüchtern gegenüber, liefert eine Checkliste für die IT-Abteilung und zeigt, was bei Hamahang unabhängig vom Betriebsort gleich bleibt.

Was bedeutet On-Premises bei Projektmanagement- und Ticketsoftware?

On-Premises heißt: Die Anwendung läuft auf einem Server, den Ihr Unternehmen selbst betreibt. Das kann ein Rechner im eigenen Serverraum sein oder Infrastruktur, die Sie anmieten und eigenverantwortlich verwalten. Die Mitarbeitenden greifen per Browser oder Mobile App darauf zu. Beim Cloud-Betrieb läuft die Anwendung auf der Infrastruktur des Anbieters, und Ihr Unternehmen nutzt sie lediglich.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Zuständigkeit, nicht im Funktionsumfang. Selbst gehostet bestimmen Sie über Datenstandort und Serverzugang, tragen dafür aber den Betrieb. In der Cloud fällt dieser Aufwand größtenteils weg, die Daten liegen jedoch außerhalb Ihres Netzes, und Sie verlassen sich auf die Abläufe des Anbieters.

Selbst gehostet oder Cloud: Vergleich für Projekt- und Serviceteams

Keine der beiden Varianten ist per se sicher oder unsicher. Ein vernachlässigter eigener Server kann angreifbarer sein als ein gut betriebener Cloud-Dienst, und umgekehrt. Sicherheit ergibt sich aus dem Betrieb, nicht aus der Bezeichnung.

Für wen lohnt sich ein selbst gehostetes Ticketsystem?

Typische Konstellationen aus der Praxis, die Sie an Ihrer eigenen Lage messen sollten:

• Unternehmen mit klarer Vorgabe zum Datenstandort: Interne Richtlinien verlangen, dass Projektunterlagen und Kundenkorrespondenz das Firmennetz nicht verlassen.
• Teams an einem Standort: Verwaltung und Werkstatt teilen sich Gelände und Netzwerk.
• Häuser mit eigener IT-Abteilung: Serverbetrieb, Sicherung und Überwachung gehören ohnehin zum Alltag.

Ein kleines Team ohne Netzwerkadministrator, viel unterwegs auf verstreuten Projekten und mit dem Wunsch, sofort loszulegen, fährt dagegen mit der Cloud meist einfacher. Dieselbe Abwägung für Fertigungssoftware behandelt der Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise-ERP; das Thema ist ein anderes, die Logik ähnlich.

Datenschutz und Compliance: welche Fragen Sie intern klären sollten

Im deutschsprachigen Raum fällt die Entscheidung oft in der Datenschutz- oder Compliance-Abteilung, nicht in der Projektleitung. Unabhängig vom Betriebsort lohnt es sich, folgende Punkte mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zu besprechen; verbindliche Antworten geben DSGVO, Ihre internen Richtlinien und gegebenenfalls Kundenverträge, nicht dieser Beitrag:

• Welche personenbezogenen Daten landen in Tickets und Projekten, etwa Kontaktdaten von Kunden oder Notizen zu Mitarbeitenden?
• Gibt es Kundenverträge, die einen bestimmten Speicherort für Projektunterlagen vorschreiben?
• Wer darf welche Projekte und Tickets sehen, und wie wird das über Rollen abgebildet?
• Wie lange werden abgeschlossene Tickets aufbewahrt?

Beim Cloud-Betrieb gehört zusätzlich die vertragliche Seite mit dem Anbieter auf den Tisch, beim Eigenbetrieb die Frage, wer intern die technischen Schutzmaßnahmen verantwortet.

„Projektmanagement offline“: Was ist realistisch?

Wer nach Offline-Projektmanagement sucht, meint meist eines von zwei Dingen: Die Arbeit soll nicht vom öffentlichen Internet abhängen, oder die Daten sollen das Unternehmensnetz nicht verlassen. Ein selbst gehosteter Betrieb kommt beiden Wünschen näher. Alles, was mit der Außenwelt zu tun hat, braucht aber eine Verbindung nach draußen, etwa die Umwandlung eingehender E-Mails in Tickets oder die Nutzung der Android-App auf der Baustelle. Halten Sie vor der Entscheidung schriftlich fest, welche Aufgaben ohne Internet funktionieren müssen, und prüfen Sie genau diese in der Testphase.

Checkliste für die IT vor der Installation auf dem eigenen Server

1. Verantwortung für den Server: Wer hält ihn am Laufen, überwacht ihn und reagiert bei Ausfällen?
2. Datensicherung: Wo liegen die Sicherungen, wie oft werden sie erstellt, wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet?
3. Updates: Wer spielt neue Versionen ein, und in welchem Rhythmus?
4. Fernzugriff: Brauchen Führungskräfte oder Außendienst den Browser- oder App-Zugang von außen? Wie stellt das Netzwerkteam ihn bereit?
5. Ticketkanäle: Sollen Support-Postfach und Webformulare Tickets erzeugen, und erreicht der Server beides?
6. Benutzer und Rollen: Wer arbeitet in welchem Team, und was darf jede Rolle sehen?
7. Altdaten: Liegen bisherige Projekte und Anfragen in Excel oder einem anderen System? P-Soft übernimmt die Migration bestehender Daten; der Umfang wird im Vertrag und Tarif festgelegt.

Bleiben die ersten drei Punkte ohne klare Zuständigkeit, starten Sie besser in der Cloud oder halten die Verantwortlichkeiten vor der Installation schriftlich fest.

Was bei Hamahang in Cloud und On-Premises gleich bleibt

Hamahang ist die Plattform von P-Soft für Projekte, Aufgaben und Tickets und wird sowohl in der Cloud als auch auf dem eigenen Server angeboten. Gearbeitet wird in beiden Fällen über den Browser und eine Android-App. Der Betriebsort ändert nichts am Tarifumfang:

• Projekt- und Aufgabenverwaltung, Kalender und Erinnerungen, Dateien und Anhänge, Fortschrittsberichte.
• Ein Ticketsystem, in dem E-Mails und Webformulare zu Tickets werden.
• Ein interner Messenger, dessen Unterhaltungen mit der passenden Aufgabe oder dem Ticket verknüpft sind (ab Pro).
• Finanzen und Rechnungsstellung direkt neben den Projekten.

Es verschiebt sich nur die Verantwortung für die Infrastruktur. Den vollständigen Funktionsumfang finden Sie unter Hamahang Projektmanagement- und Ticketsystem; wer neu beim Thema ist, liest zuerst was ein Ticketsystem ist.

Hamahang-Tarife: Projektmanagement und Ticketsystem im Vergleich

Für selbst hostende Unternehmen sind oft die beiden letzten Zeilen ausschlaggebend: unternehmensweite Zugriffsebenen für eine feine Rechtevergabe und die API zur Anbindung weiterer Systeme im selben Netz. Sollen externe Kunden ihre Anfragen selbst verfolgen, steckt das Kundenportal im Tarif Elite; mehr dazu im Beitrag Kundenportal und Tickets aus dem Webformular.

So entscheiden Sie ohne Risiko: erst testen, dann betreiben

1. Ein echtes Projekt und eine echte Ticket-Warteschlange als Testfall wählen.
2. Die Hamahang-Testphase mit einigen Personen aus verschiedenen Teams nutzen; die Bedingungen nennt Ihnen das Vertriebsteam.
3. Die betriebsortabhängigen Punkte gezielt prüfen: E-Mail zu Ticket, Android-Zugriff von außen, Antwortzeiten im internen Netz.
4. Die Checkliste mit der IT durchgehen und für jeden Punkt eine verantwortliche Person benennen.
5. Erst dann Tarif und Betriebsort festlegen.

Ein fiktives Beispiel: Ein Ingenieurbüro mit Hauptsitz und mehreren Baustellen stellt im Test fest, dass die Bauleitung Aufgaben auf Android-Smartphones braucht. Möchte die IT keinen internen Server nach außen öffnen, ist die Cloud der einfachere Weg; kann sie den Zugang sauber bereitstellen, ist auch der Eigenbetrieb machbar.

Häufig gestellte Fragen

Lässt sich Hamahang auf dem eigenen Server installieren?

Ja. Hamahang gibt es in der Cloud und auf dem eigenen Server, jeweils mit Zugriff über Browser und Android.

Ändert der Eigenbetrieb den Funktionsumfang?

Nein. Die Funktionen richten sich nach dem Tarif; selbst gehostet übernimmt nur Ihre IT den Serverbetrieb.

Ist der Messenger mit Aufgaben und Tickets verknüpft?

Ja. Der interne Messenger ist ab dem Tarif Pro enthalten, Unterhaltungen hängen an Aufgaben und Tickets.

Werden unsere bisherigen Projektdaten übernommen?

Ja. P-Soft migriert Daten aus Excel oder Vorgängersoftware; der Umfang wird in Vertrag und Tarif geregelt.

Kann man Hamahang vor dem Kauf testen?

Ja, es gibt eine Testphase; Dauer und Bedingungen erfahren Sie vom Vertriebsteam.

Sie wägen Cloud und Eigenbetrieb für Ihr Team ab? Hamahang kennenlernen und eine Vorführung passend zu Ihrer Infrastruktur anfragen.

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