نرم افزار ثبت گارانتی؛ مدیریت گارانتی کالا با سریال
نرم افزار ثبت گارانتی وقتی واقعاً جلوی اختلاف با مشتری را می‌گیرد که گارانتی به سریال همان کالایی گره بخورد که از انبار بیرون رفته است. در آوادار صنعت و آوادار تجارت، گارانتی هر قلم با سریال، نوع و مدت ثبت میشود، سریال هنگام خروج از فهرست انتخاب میشود و معتبر یا منقضی بودن گارانتی پیداست؛ این امکان در هر دو نسخه از پلن پیشرو فعال است.
بیشتر دعواهای گارانتی از یک لحظه‌ی ساده شروع میشود: مشتری با دستگاهی خراب برمی‌گردد و فروشنده نمی‌تواند با اطمینان بگوید این همان دستگاهی است که فروخته یا نه، و اگر هست، از چه روزی تحت پوشش بوده. کارت گارانتی کاغذی گم شده، فاکتور فقط نام کالا را دارد و شماره‌ی سریال جایی ثبت نشده. این مقاله درباره‌ی همین شکاف است: چرا اختلاف گارانتی پیش می‌آید، چه اطلاعاتی باید از روز اول ثبت شود و یک سیستم انبار سریال‌محور چطور این کار را بخشی از خروج روزانه‌ی کالا میکند، نه یک کار اداری جدا.
چرا اختلاف بر سر گارانتی کالا پیش می‌آید؟
اگر چند پرونده‌ی اختلاف را کنار هم بگذارید، معمولاً به چند ریشه‌ی تکراری می‌رسید. این فهرست از مشاهده‌ی عمومی بازار کالاهای سریال‌دار آمده و شاید همه‌اش با وضع فروشگاه یا کارخانه‌ی شما جور نباشد:
- سریال روی سند خروج نیامده: حواله یا برگه‌ی تحویل فقط می‌گوید «یک دستگاه از مدل فلان». بعداً هیچ مدرکی نیست که کدام سریال به کدام خریدار رسیده است.
- تاریخ شروع مبهم است: گارانتی از روز خرید شروع میشود، از روز تحویل یا از روز نصب؟ وقتی قاعده نوشته نشده و تاریخ دقیق خروج در دست نیست، هر طرف تاریخی را می‌گوید که به نفع خودش است.
- نوع گارانتی روشن نیست: یک کالا ممکن است گارانتی شرکت سازنده داشته باشد، دیگری گارانتی فروشگاه. اگر نوع ثبت نشود، معلوم نیست مشتری را به کجا باید فرستاد.
- جابه‌جایی سریال در انبار: دو دستگاه هم‌مدل کنار هم در قفسه‌اند و انباردار اولی را که دم دستش است برمی‌دارد، اما در دفتر سریال دیگری نوشته میشود.
- اطلاعات پراکنده: سریال‌ها در یک فایل اکسل، فاکتورها در نرم‌افزار حسابداری و نام مشتری در دفتر تلفن فروشنده است. پیدا کردن یک پاسخ ساده نیم ساعت طول می‌کشد.
نقطه‌ی مشترک همه‌ی این موارد این است که مشکل در روز خرابی دیده میشود، اما ریشه‌اش در روز خروج کالا از انبار است. اگر همان روز سریال درست روی سند بنشیند، بیشتر بحث‌های بعدی به یک جست‌وجو تبدیل میشود.
ثبت سریال کالا؛ چه اطلاعاتی برای هر قلم لازم است؟
پیش از انتخاب هر برنامه‌ای، بهتر است روشن کنید برای هر کالای گارانتی‌دار چه چیزی باید ثبت شود. جدول زیر یک چارچوب پیشنهادی است؛ ستون آخر نشان می‌دهد هر قلم اطلاعات در آوادار کجا می‌نشیند:
| اطلاعات | چرا مهم است | در آوادار |
|---|---|---|
| شماره‌ی سریال | تنها نشانه‌ی یکتای هر دستگاه | ثبت گارانتی هر قلم با سریال |
| نوع گارانتی | مشخص میکند چه کسی پاسخ‌گوست | ثبت نوع گارانتی کنار سریال |
| مدت گارانتی | مبنای اعتبار یا انقضا | ثبت مدت و نمایش معتبر یا منقضی |
| سند خروج | مدرک اینکه کدام سریال به چه کسی رسید | انتخاب سریال از فهرست هنگام خروج |
| امضای گیرنده | تأیید تحویل همان کالا | امضای گیرنده روی برگه‌ی تحویل |
| مشتری | پیدا کردن سابقه‌ی خرید و تماس | جست‌وجو با سریال یا نام مشتری؛ پرونده‌ی کامل در باشگاه مشتریان |
نکته‌ی ظریف، تفاوت سریال و بچ است. بچ گروهی از کالاهاست که با هم تولید یا وارد شده‌اند و برای ردیابی کیفیت و انقضا به کار می‌آید؛ سریال مال یک دستگاه است. کالایی که گارانتی فردی دارد باید سریال داشته باشد، حتی اگر بچ هم داشته باشد. ردیابی بچ و فراخوانی محصول را در مقاله‌ی ردیابی بچ و فراخوانی کالا جدا توضیح داده‌ایم.
مدیریت گارانتی کالا با سریال در لحظه‌ی خروج از انبار
مهم‌ترین تصمیم طراحی در یک سامانهی گارانتی این است که ثبت سریال کجا اتفاق بیفتد. اگر بعد از فروش و در دفتری جدا انجام شود، همیشه یک قدم عقب است. در آوادار، ثبت سریال بخشی از خود سند خروج است:
- ورود کالا: دستگاه‌ها با سریال و مشخصات گارانتی (نوع و مدت) وارد انبار می‌شوند و برچسب بارکد یا QR می‌گیرند.
- صدور سند خروج: انباردار به‌جای تایپ سریال، آن را از فهرست سریالهای موجود همان کالا انتخاب میکند. این کار خطای تایپ و ثبت سریالی را که اصلاً در انبار نیست کم میکند.
- اسکن برای تطبیق: با گوشی یا اسکنر بارکد کالایی که واقعاً در دست انباردار است خوانده میشود تا با سند یکی باشد.
- تحویل و امضا: تحویل‌گیرنده برگه‌ی تحویل را امضا میکند و سند تاریخ‌دار در سابقه می‌ماند.
- پیگیری وضعیت: از آن به بعد، معتبر یا منقضی بودن گارانتی آن سریال در سامانه نمایش داده میشود.
قاعده‌ی شروع گارانتی (روز فروش، تحویل یا نصب) تصمیمی تجاری است و باید در شرایط فروش یا قرارداد شما نوشته شود. کاری که نرم‌افزار میکند این است که سند خروج دارای تاریخ و سریال مشخص را در اختیارتان می‌گذارد تا آن قاعده قابل اجرا باشد.
استعلام گارانتی؛ وقتی مشتری با سریال تماس می‌گیرد
فرض کنید (فرضی) مشتری یک پخش لوازم صنعتی زنگ می‌زند و می‌گوید پمپی که چند ماه پیش خریده از کار افتاده. در روش دستی، کارمند باید فاکتور را پیدا کند، از انباردار بپرسد کدام سریال رفته و بعد کارت گارانتی را حساب کند. در آوادار، جستوجوی فوری با هر نشانه‌ای ممکن است: سریال، بارکد، نام کالا یا نام مشتری. کارمند سریال را وارد میکند و می‌بیند این قلم با چه نوع و مدت گارانتی ثبت شده و گارانتی‌اش معتبر است یا منقضی.
این استعلام داخلی است؛ یعنی کارمندان شما با دسترسی خودشان انجامش میدهند. اگر مشتری سریالی بگوید که اصلاً در سوابق خروج شما نیست، همین نبودن هم یک پاسخ است: احتمالاً کالا از جای دیگری خریده شده و بحث از همان ابتدا روشن میشود.
اگر در کسب‌وکار شما مشتری تلفنی زیاد تماس می‌گیرد، باشگاه مشتریان آوادار پرونده‌ی کامل مشتری، تاریخچه‌ی تماس‌ها و مسئول حساب هر مشتری را نگه می‌دارد و با اتصال به سامانهی تلفن سازمانی، مشخصات تماس‌گیرنده خودکار نمایش داده میشود. باشگاه مشتریان کامل در پلن سرآمد است، در حالی که گارانتی سریالی از پلن پیشرو در دسترس است.
سیستم گارانتی در آوادار صنعت و آوادار تجارت؛ کدام پلن؟
گارانتی سریالی در دو نسخه از سه نسخهی آوادار هست. نسخهی صنعت برای کارخانه‌ای است که خودش تولید میکند و محصول سریال‌دار تحویل می‌دهد؛ نسخهی تجارت برای بازرگانی و پخشی است که کالای سریال‌دار می‌خرد و می‌فروشد. نسخهی بارنما که برای حمل‌ونقل ساخته شده، بخش گارانتی ندارد.
| امکان | آغاز | پیشرو | سرآمد |
|---|---|---|---|
| اسکن بارکد و QR در رسید و حواله، جست‌وجو با سریال، امضای گیرنده | ✓ | ✓ | ✓ |
| صنعت: گارانتی با سریال، نوع و مدت | — | ✓ | ✓ |
| تجارت: گارانتی و خروجی برای نرم‌افزار حسابداری | — | ✓ | ✓ |
| باشگاه مشتریان کامل (صنعت و تجارت) | — | — | ✓ |
برای مقایسه‌ی کلی دو نسخه، صفحه‌های آوادار صنعت و آوادار تجارت را ببینید.
برنامه گارانتی یا اکسل؛ تفاوت در عمل
خیلی از فروشگاه‌ها و کارخانه‌ها کار را با یک فایل اکسل سریال شروع میکنند و تا مدتی هم جواب می‌دهد. مشکل وقتی پیدا میشود که فایل از سند خروج جدا باشد: انباردار سند را صادر میکند و کس دیگری، شاید روز بعد، سریال را در فایل می‌نویسد. هر فاصله‌ی زمانی بین این دو، فرصتی برای اشتباه است. در نرم‌افزار انبار سریال‌محور، این دو یکی‌اند؛ سریالی که روی سند نیاید، اصلاً خارج نشده است.
اگر فهرست سریال‌ها امروز در اکسل یا یک برنامه‌ی قدیمی نگهداری میشود، جابهجا کردنش به آوادار بر عهده‌ی تیم برساوش است و گستره‌ی این خدمت در قرارداد و متناسب با پلن تعیین میشود. خروجی اکسل فارسی هم در همه‌ی پلن‌ها هست، پس گزارش سریال‌ها را هر وقت لازم شد بیرون می‌برید.
چک لیست راه‌اندازی ثبت گارانتی سریالی
- فهرست کالاهایی را که گارانتی فردی دارند جدا کنید؛ همه‌ی کالاها سریال لازم ندارند.
- برای هر گروه، نوع گارانتی (سازنده، فروشگاه یا هر نوع دیگر) و مدت آن را مشخص کنید.
- قاعده‌ی تاریخ شروع گارانتی را در شرایط فروش بنویسید و به فروشنده‌ها اطلاع دهید.
- سریال کالاهای موجود را با شمارش و اسکن وارد کنید تا موجودی سریالی از روز اول درست باشد.
- برچسب بارکد یا QR را جایی بچسبانید که با سریال حک‌شده روی دستگاه قابل مقایسه باشد؛ برای قالب‌ها، راهنمای چاپ برچسب بارکد را ببینید.
- قانون بگذارید که هیچ کالای سریال‌دار بدون انتخاب سریال روی سند خارج نشود.
- هر ماه فهرست گارانتی‌های نزدیک به پایان را مرور کنید تا اگر سیاست تمدید یا یادآوری دارید، به‌موقع اجرا شود.
سوالات متداول
نرم افزار ثبت گارانتی آوادار در کدام نسخهها هست؟
در آوادار صنعت و آوادار تجارت، هر دو از پلن پیشرو. نسخهی بارنما بخش گارانتی ندارد.
سریال هنگام خروج کالا چطور ثبت میشود؟
انباردار سریال را از فهرست سریالهای موجود همان کالا انتخاب میکند و میتواند بارکد کالا را با گوشی یا اسکنر بخواند تا با سند تطبیق داده شود.
می‌توانم ببینم گارانتی یک کالا تمام شده یا نه؟
بله. برای هر سریال، معتبر یا منقضی بودن گارانتی بر اساس مدت ثبت‌شده نمایش داده میشود.
آیا مشتری خودش میتواند گارانتی را آنلاین استعلام کند؟
استعلام در آوادار کار داخلی کارمندان شماست؛ با جستوجوی سریال یا نام مشتری وضعیت گارانتی را میبینند و به مشتری پاسخ میدهند.
سریالهای قبلی ما در اکسل است؛ منتقل میشود؟
بله. سوابق موجود در اکسل یا سامانهی قدیمیتان را کارشناسان برساوش جابهجا میکنند؛ حدود کار در قرارداد نوشته میشود.
می‌خواهید ثبت سریال روی سند خروج را روی کالاهای خودتان ببینید؟ یک جلسه‌ی دمو با آوادار رزرو کنید؛ همکاران ما در برساوش برای تعیین وقت با شما تماس می‌گیرند.
پیشنهاد مطالعه
- نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
- نرم‌افزار انبارداری در تهران
- نرم‌افزار انبارداری در مشهد
- نرم‌افزار انبارداری در شیراز
- نرم‌افزار انبارداری در تبریز
- نرم‌افزار انبارداری در کرج
- نرم‌افزار انبارداری در اهواز
- نرم‌افزار انبارداری در قم
- نرم‌افزار انبارداری در کرمان
- نرم‌افزار انبارداری در رشت
- نرم‌افزار انبارداری در اراک
- نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
- نرم‌افزار انبارداری در یزد
- نرم‌افزار انبارداری در قزوین
- نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
- نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
- نرم‌افزار انبارداری در همدان
- نرم‌افزار انبارداری در زنجان
- نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
- نرم‌افزار انبارداری در سنندج
- نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرم‌افزار انبارداری در گرگان
- نرم‌افزار انبارداری در ساری
- نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
- نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
- نرم‌افزار انبارداری در سمنان
- نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
- نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
- نرم‌افزار انبارداری در ایلام
- نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
- نرم‌افزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما