کدگذاری کالا در انبار؛ طراحی ساختار کد کالا بدون تکرار
کدگذاری کالا در انبار یعنی به هر قلم کالا یک شناسهی یکتا و ثابت بدهید که در همهی اسناد، گزارشها و برچسب‌ها همان بماند. ساختار رایج و امن، ترکیبی کوتاه از گروه، زیرگروه و یک شماره‌ی ردیف است؛ بقیه‌ی مشخصات مثل رنگ، محل نگهداری یا تأمین‌کننده بهتر است در فیلدهای جدا ثبت شوند، نه داخل خود کد.
کدینگ کالا از آن کارهایی است که یک بار انجام میشود و سال‌ها با شما می‌ماند. اگر درست طراحی شود، کسی به آن فکر نمی‌کند؛ اگر بد طراحی شود، هر روز با کالاهای تکراری، جست‌وجوهای بی‌نتیجه و کاردکس‌های ناقص خودش را نشان می‌دهد. این مطلب درباره‌ی انتخاب ساختار کد، اشتباه‌هایی که بیشترین هزینه را دارند و رابطه‌ی کد کالا با بارکد است، و در پایان می‌گوید یک نرم افزار انبارداری مثل آوادار کجای این مسیر کمک میکند.
کدینگ کالا چیست و چرا نام کالا کافی نیست؟
نام کالا برای انسان نوشته میشود و هر کس آن را کمی متفاوت می‌نویسد: «لوله پنج‌اینچ گالوانیزه»، «لوله گالوانیزه ۵ اینچ» و «لوله گالو ۵”» ممکن است هر سه یک کالا باشند. سیستم این‌ها را سه کالای جدا می‌بیند و گردش آن کالا بین سه کارت تقسیم میشود. کد کالا این ابهام را از بین می‌برد؛ یک کالا، یک کد، در همهی انبارها و همهی اسناد.
مزیت‌های یک کدینگ درست:
- جلوگیری از ثبت تکراری یک کالا با نام‌های مختلف
- گزارش‌گیری گروهی (مثلاً موجودی همهی اتصالات یا همهی مواد بسته‌بندی)
- جست‌وجوی سریع و بدون وابستگی به املای نام
- پایه‌ی قابل اتکا برای چاپ برچسب بارکد و QR
- انتقال آسان‌تر اطلاعات بین انبار، خرید، فروش و حسابداری
کد معنادار یا بی‌معنا؛ کدام ساختار کد کالا بهتر است؟
دو مکتب اصلی وجود دارد. در کد معنادار، هر بخش از کد چیزی درباره‌ی کالا می‌گوید؛ مثلاً دو رقم اول گروه و دو رقم بعد زیرگروه است. در کد بی‌معنا، کد فقط یک شماره‌ی ترتیبی است و همهی مشخصات در فیلدهای جداگانه ثبت میشود.
| معیار | کد معنادار | کد بی‌معنا (ترتیبی) |
|---|---|---|
| خوانایی برای انباردار | بالا؛ از روی کد میشود گروه را حدس زد | پایین؛ باید سیستم را نگاه کرد |
| پایداری در طول زمان | در خطر؛ اگر طبقه‌بندی عوض شود، کد غلط میشود | بالا؛ هیچ‌وقت لازم نیست عوض شود |
| طول کد | معمولاً بلندتر | کوتاه |
| احتمال پرشدن ظرفیت | اگر برای زیرگروه‌ها جای کافی نگذارید، بالا | تقریباً صفر |
| وابستگی به نرم‌افزار | کم؛ روی کاغذ هم کار میکند | زیاد؛ بدون جست‌وجو و فیلتر سخت است |
بیشتر انبارها امروز یک راه میانه انتخاب میکنند: کد نیمه‌معنادار که فقط گروه اصلی و زیرگروه را در خود دارد و بقیه‌اش شماره‌ی ردیف است. گروه‌های اصلی کمتر عوض می‌شوند، پس کد پایدار می‌ماند و در عین حال انباردار با یک نگاه می‌فهمد با چه نوع کالایی سروکار دارد.
ساختار کد کالای انبار را قدم‌به‌قدم طراحی کنید
- فهرست فعلی را پاک‌سازی کنید. پیش از هر طراحی، کالاهای تکراری و بی‌استفاده را شناسایی کنید. طراحی کدینگ روی فهرست کثیف فقط آشفتگی را مرتب‌تر میکند.
- گروه‌های اصلی را محدود نگه دارید. چیزی بین چند تا حداکثر چند ده گروه کافی است: مواد اولیه، قطعات، بسته‌بندی، مصرفی، ابزار، کالای ساخته‌شده و مانند این‌ها.
- برای هر گروه زیرگروه تعریف کنید. زیرگروه باید بر اساس ماهیت کالا باشد، نه محل نگهداری یا تأمین‌کننده؛ این دو بارها تغییر میکنند.
- طول هر بخش را با فضای رشد تعیین کنید. اگر امروز ۸ زیرگروه دارید، یک رقم کافی به نظر می‌رسد؛ اما وقتی دهمی بیاید، کل ساختار می‌شکند. دو رقم بگذارید.
- شماره‌ی ردیف را ترتیبی و بدون معنا بگذارید. این بخش فقط یکتایی را حفظ میکند و نباید بار اطلاعاتی داشته باشد.
- قاعده‌ی نوشتار را مکتوب کنید. فقط عدد؟ یا حرف هم؟ با خط تیره یا بدون آن؟ همهی کدها باید یک الگو داشته باشند.
- یک مسئول برای ایجاد کد تعیین کنید. اگر هر کسی بتواند کالای جدید بسازد، تکرار دیر یا زود برمی‌گردد.
یک نمونه‌ی فرضی برای کارخانه‌ی تولید لوازم آشپزخانه:
| کد | گروه | زیرگروه | ردیف | شرح (در فیلد جدا) |
|---|---|---|---|---|
| ۱۱-۰۳-۰۰۴۲ | ۱۱ مواد اولیه | ۰۳ ورق فلزی | ۰۰۴۲ | ورق استیل ضخامت ۰٫۸ |
| ۲۴-۰۱-۰۰۰۷ | ۲۴ بسته‌بندی | ۰۱ کارتن | ۰۰۰۷ | کارتن پنج‌لایه سایز متوسط |
| ۳۵-۰۲-۰۱۱۵ | ۳۵ قطعات | ۰۲ پیچ و مهره | ۰۱۱۵ | پیچ سرخزینه‌ای ۴ میلی‌متر |
توجه کنید که ضخامت، رنگ یا اندازه داخل کد نیامده است. اگر این مشخصات در کد باشند، با کوچک‌ترین تغییر محصول مجبور به ساخت کد تازه می‌شوید.
اشتباه‌های رایج در کدگذاری کالا که بعداً گران تمام می‌شوند
- کد تکراری برای یک کالا: وقتی کسی کالا را پیدا نمی‌کند و یک کد جدید برایش می‌سازد. نتیجه‌اش موجودی دوپاره و سفارش خرید اضافه است.
- تغییر دادن کد یک کالای فعال: کد باید مثل کد ملی باشد؛ اگر عوض شود، پیوند گزارش‌های قبلی، برچسب‌های چسبیده و سوابق خرید به هم می‌ریزد. اگر کالایی واقعاً عوض شده، کد جدید بگیرد و کد قدیمی غیرفعال شود.
- استفاده‌ی مجدد از کد کالای حذف‌شده: سابقه‌ی کالای قدیمی با کالای جدید قاطی میشود.
- گذاشتن محل قفسه یا نام تأمین‌کننده در کد: این‌ها متغیرند و کد را بی‌اعتبار میکنند.
- استفاده از حروف شبیه به عدد: حرف O و عدد صفر، یا I و یک، در خواندن دستی اشتباه ساز است.
- کدهای خیلی بلند: هر رقم اضافه، احتمال خطای تایپ را بالا می‌برد و برچسب را شلوغ میکند.
کد کالا، شماره‌ی سریال و بچ؛ تفاوت در چیست؟
کد کالا «نوع» را مشخص میکند؛ همهی ۵۰۰ عدد یک نوع پمپ یک کد دارند. شماره‌ی سریال «تک‌تک نمونه‌ها» را جدا میکند و برای کالاهایی مثل دستگاه‌ها که گارانتی یا سابقه‌ی جداگانه دارند لازم است. بچ (سری ساخت) گروهی از کالاهای یک نوع را که با هم تولید یا خریداری شده‌اند مشخص میکند و برای پیگیری تاریخ انقضا یا فراخوانی به کار می‌آید. اشتباه رایج این است که شماره‌ی بچ یا سریال را داخل کد کالا ببرند؛ در آن صورت برای هر سری یک کالای جدید ساخته میشود و گزارش موجودی بی‌معنا میشود.
در انبارهای طلا و جواهر، منطق کدینگ تفاوت‌هایی دارد که در مطلب کدینگ کالای طلا و جواهر جداگانه بررسی شده است.
بارکد و QR؛ لایه‌ای که روی کد کالا سوار میشود
بارکد جایگزین کد کالا نیست؛ راهی است برای خواندن آن بدون تایپ. وقتی ساختار کد تمیز باشد، چاپ آن روی برچسب و اسکنش هنگام ورود و خروج، خطای انسانی را تقریباً حذف میکند. اگر کالا از قبل بارکد کارخانه‌ی سازنده را داشته باشد، می‌توان همان را به کد داخلی وصل کرد؛ ولی کد داخلی شما باید مرجع اصلی بماند، چون بارکد سازنده‌ها ممکن است عوض شود. نکات انتخاب جنس، اندازه و محل چسباندن برچسب در راهنمای چاپ برچسب بارکد آمده است.
کدگذاری کالا در برنامه‌ی انبارداری آوادار
سامانه‌ی انبارداری آوادار روی کدی که شما طراحی کرده‌اید سوار میشود و آن را در عمل به کار می‌گیرد:
- برچسب‌زنی: کد هر کالا به‌صورت بارکد یا QR روی برچسب می‌رود؛ قالب‌ها آماده‌اند، کیفیت چاپ آزموده شده و این امکان در همهی پلن‌ها هست
- ثبت اسناد با اسکن: ورود، خروج و انتقال کالا را با خواندن برچسب با اسکنر یا خود گوشی همراه ثبت کنید و هر جا برچسب آسیب دیده بود، کد را تایپ کنید
- پیدا کردن کالا بدون حفظ کد: جست‌وجو با بارکد، سریال، بچ و نام کالا کار میکند و حتی نام مشتری یا تأمین‌کننده هم به نتیجه می‌رسد
- انبارگردانی سریع با اسکن که کدهای تمیز را به شمارش دقیق تبدیل میکند
- در نسخهی صنعت (از پلن پیشرو)، بچ و تاریخ انقضا و گارانتی هر قلم با سریال جدا از کد کالا ثبت می‌شوند؛ همان تفکیکی که بالاتر توصیه شد
اگر فهرست کالاهایتان امروز در اکسل یا نرم‌افزار دیگری است، تیم برساوش اطلاعات قبلی را به محصول منتقل میکند و دامنه‌ی این کار هنگام قرارداد و بر اساس پلن تعیین میشود. بهترین زمان برای پاک‌سازی کدها همین مرحله است. پس از راه‌اندازی، گردش هر کد در کاردکس کالا قابل پیگیری است.
چک‌لیست پیش از نهایی کردن کدینگ کالا
- آیا هیچ مشخصه‌ی متغیری (محل، تأمین‌کننده، قیمت) داخل کد نیست؟
- آیا برای هر بخش جای رشد گذاشته‌اید؟
- آیا قاعده‌ی نوشتار کد مکتوب و در دسترس همه است؟
- آیا فقط یک نفر یا یک نقش مجاز به تعریف کالای جدید است؟
- آیا سیاست کدهای غیرفعال (هیچ‌وقت استفاده‌ی مجدد) روشن است؟
- آیا چند کالای واقعی را آزمایشی کدگذاری و برچسب‌زنی کرده‌اید؟
سوالات متداول
کدگذاری کالا در انبار یعنی چه؟
یعنی اختصاص یک شناسهی یکتا و ثابت به هر نوع کالا تا در همهی اسناد و گزارشها بدون ابهام شناخته شود.
کد کالا چند رقمی باشد بهتر است؟
عدد ثابتی وجود ندارد؛ کوتاهترین طولی را انتخاب کنید که با فضای رشد، همهی گروهها و کالاهای آینده را پوشش دهد.
آیا میشود کد یک کالا را عوض کرد؟
توصیه نمیشود. اگر کالا تغییر ماهوی کرده، کد جدید بسازید و کد قبلی را غیرفعال کنید تا سوابق سالم بماند.
بارکد همان کد کالاست؟
بارکد شکل قابل اسکن یک کد است. معمولاً همان کد داخلی کالا روی برچسب به صورت بارکد یا QR چاپ میشود.
آوادار برچسب بارکد چاپ میکند؟
بله. هر سه نسخهی آوادار، در هر پلنی، برچسب بارکد و QR را از روی قالبهای از پیش ساخته چاپ میکنند.
کدینگ کالایتان آماده است و می‌خواهید آن را با اسکن و برچسب به کار بگیرید؟ دموی آزمایشی آوادار را درخواست کنید تا کارشناسان برساوش انتقال فهرست کالا و انتخاب نسخه را با شما بررسی کنند.
پیشنهاد مطالعه
- نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
- نرم‌افزار انبارداری در تهران
- نرم‌افزار انبارداری در مشهد
- نرم‌افزار انبارداری در شیراز
- نرم‌افزار انبارداری در تبریز
- نرم‌افزار انبارداری در کرج
- نرم‌افزار انبارداری در اهواز
- نرم‌افزار انبارداری در قم
- نرم‌افزار انبارداری در کرمان
- نرم‌افزار انبارداری در رشت
- نرم‌افزار انبارداری در اراک
- نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
- نرم‌افزار انبارداری در یزد
- نرم‌افزار انبارداری در قزوین
- نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
- نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
- نرم‌افزار انبارداری در همدان
- نرم‌افزار انبارداری در زنجان
- نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
- نرم‌افزار انبارداری در سنندج
- نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرم‌افزار انبارداری در گرگان
- نرم‌افزار انبارداری در ساری
- نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
- نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
- نرم‌افزار انبارداری در سمنان
- نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
- نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
- نرم‌افزار انبارداری در ایلام
- نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
- نرم‌افزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما