کنترل تردد ساختمان اداری؛ لابی، مستأجران و ساعات غیراداری

Q: کنترل تردد ساختمان اداری از کدام درها شروع شود؟

از درهایی که مرز فضای عمومی و خصوصیاند: لابی، پارکینگ و اتاقهای فنی؛ درهای داخلی واحدها را میتوان بعداً اضافه کرد.

Q: مهمان بدون کارت چطور وارد شود؟

با تأیید واحد مقصد، در از داخل برنامه بهصورت دستی برایش باز میشود؛ برای رویدادها میتوان یک درگاه را موقتاً در حالت ورود آزاد گذاشت تا کارتهای رویدادی که از قبل در نرمافزار تعریف شدهاند آن را باز کنند.

Q: وقتی مستأجری ساختمان را ترک کرد، چه کنیم؟

گروه او را غیرفعال کنید و کارتها را تحویل بگیرید؛ در نورادیو غیرفعال کردن بدون حذف سوابق انجام میشود.

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۱۸ مهر ۱۴۰۵ ۹ دقیقه مطالعه

کنترل تردد ساختمان اداری؛ لابی، مستأجران و ساعات غیراداری — راهنمای برساوش فناوران

کنترل تردد ساختمان اداری یعنی نصب کارت‌خوان روی درهای کلیدی مثل لابی، پارکینگ و ورودی طبقات، تعریف هر مستأجر یا واحد به‌عنوان یک گروه با درها و ساعات مجاز خودش و ثبت همه‌ی ترددها در یک نرم‌افزار. نتیجه ساختمانی است که در ساعات اداری روان کار می‌کند و بعد از ساعت کاری فقط به روی افراد مجاز باز است.

مدیر یک ساختمان اداری چندطبقه هر روز با پرسش‌های تکراری روبه‌روست: چرا کلید لابی دست افراد زیادی است؟ چه کسی جمعه‌شب وارد پارکینگ شده؟ مستأجر طبقه‌ی سوم که رفته، هنوز کارت دارد؟ نگهبان شب از کجا بداند چه کسی اجازه‌ی ورود دارد؟ اکسس کنترل ساختمان برای همین پرسش‌ها ساخته شده است. در این مقاله مسیر طراحی را از انتخاب درها تا ورود مستأجر جدید مرور می‌کنیم؛ مثال‌ها فرضی‌اند و جزئیات اجرایی در هر ساختمان باید با مجری بررسی شود.

اکسس کنترل ساختمان اداری چه مشکلی را حل می‌کند؟

در ساختمان‌های اداری قدیمی، امنیت معمولاً به سه چیز وابسته است: کلیدهایی که بی‌حساب تکثیر شده‌اند، حافظه‌ی نگهبان و دفتر ثبت دستی مراجعان. هیچ‌کدام مقیاس‌پذیر نیستند. با سیستم کارتی، هر فرد شناسه‌ی شخصی دارد و ساختمان به‌جای یک کلید مشترک، صدها دسترسی جداگانه و قابل‌کنترل دارد. وقتی مستأجری جابه‌جا می‌شود یا کارمندی کارت را گم می‌کند، فقط همان دسترسی‌ها تغییر می‌کند و هزینه‌ی تعویض قفل به وجود نمی‌آید.

مزیت دوم، شفافیت است. هیئت‌مدیره‌ی ساختمان یا شرکت مدیریت‌کننده می‌تواند به‌جای حدس، بر اساس سابقه‌ی تردد تصمیم بگیرد؛ مثلاً اینکه آیا باز ماندن در پارکینگ تا نیمه‌شب واقعاً لازم است یا خیر.

کدام درها کارت‌خوان درب لازم دارند؟

لازم نیست همه‌ی درها کارتی شوند. با درهایی شروع کنید که مرز بین فضای عمومی و خصوصی‌اند. جدول زیر یک الگوی فرضی برای ساختمانی هشت‌طبقه است:

در	اولویت	جهت کنترل پیشنهادی	چه کسانی
گیت یا در لابی	بالا	ورود (و خروج اگر شمارش لازم است)	همه‌ی کارکنان مستأجران، خدمات
راهبند پارکینگ	بالا	ورود و خروج	دارندگان جای پارک
در اضطراری پله	متوسط	ورود از بیرون (خروج طبق مقررات ایمنی آزاد)	خدمات و تأسیسات
اتاق سرور یا تأسیسات	بالا	ورود	مدیر فنی و پیمانکار تأسیسات
ورودی واحد هر مستأجر	به انتخاب مستأجر	ورود	کارکنان همان مستأجر

درباره‌ی درهای خروج اضطراری، مقررات ایمنی و آتش‌نشانی بر هر طراحی مقدم است؛ کنترل تردد نباید مسیر تخلیه را مسدود کند. تعداد درهایی که کارتی می‌کنید مستقیماً روی هزینه‌ی سخت‌افزار و نسخه‌ی نرم‌افزار اثر دارد؛ جزئیات آن را در مقاله‌ی عوامل مؤثر بر قیمت سیستم کنترل تردد بخوانید.

هر مستأجر یک گروه؛ مدل ساده برای ساختمان چندمستأجری

کلید مدیریت آسان، گروه‌بندی است. برای هر مستأجر یک گروه بسازید و درهای مجاز و ساعات کاری او را یک بار روی گروه تعریف کنید. کارکنان آن مستأجر فقط عضو گروه می‌شوند. چند گروه عمومی هم معمولاً لازم است:

مدیریت ساختمان: دسترسی به همه‌ی درهای مشاع، بدون محدودیت زمانی.
خدمات و نظافت: دسترسی به مشاعات در ساعات مشخص صبح و عصر.
تأسیسات: دسترسی به موتورخانه و اتاق‌های فنی، شبانه‌روزی.
پیک و تحویل بار: فقط لابی و در ساعات اداری، اگر کارت دائم لازم است.

با این مدل، اگر مستأجری ساعت کاری‌اش را تغییر داد، تنها یک قانون عوض می‌شود، نه ده‌ها کارت.

قوانین ساعات غیراداری و روزهای تعطیل

بیشترین ریسک ساختمان اداری در ساعاتی است که کسی آنجا نیست. یک طراحی معقول این است که در ساعات اداری روزهای کاری، کارت هر کارمند در لابی و طبقه‌ی خودش کار کند؛ بعد از آن فقط گروه‌هایی که صراحتاً اجازه دارند (مثل مدیران یا تیم‌های شیفتی برخی شرکت‌ها) عبور کنند؛ و در تعطیلات رسمی دسترسی به حداقل برسد. برای جزئیات طراحی بازه‌ها و تعطیلات، راهنمای ساعات مجاز تردد و گروه‌بندی کارت‌ها را ببینید.

اگر مستأجری گاهی نیاز به کار شبانه دارد، به‌جای باز کردن دسترسی کل گروهش، یک گروه کوچک «اضافه‌کاری» با چند نفر مشخص بسازید.

نگهبان لابی و نقش او در سیستم کنترل تردد ساختمان

کارت‌خوان جای نگهبان را نمی‌گیرد؛ کارش را دقیق‌تر می‌کند. نگهبان لابی روی صفحه‌ی رصد زنده می‌بیند هر عبور مجاز بوده یا رد شده و هشدار صوتی او را متوجه تلاش‌های غیرمجاز می‌کند. برای مهمانی که کارت ندارد، پس از هماهنگی با واحد مقصد می‌توان در را از داخل نرم‌افزار به‌صورت دستی باز کرد؛ این کار را نگهبان یا اپراتور لابی هم، مانند مدیر، از داخل نرم‌افزار انجام می‌دهد.

مهم است که نگهبان نقش «اپراتور» داشته باشد، نه «مدیر»: ترددها را می‌بیند و در صورت نیاز در را دستی از نرم‌افزار باز می‌کند، اما نمی‌تواند کارت تعریف یا قانون عوض کند. این تفکیک هم از خطای ناخواسته جلوگیری می‌کند و هم مسئولیت‌ها را روشن نگه می‌دارد.

ورود مستأجر جدید و خروج مستأجر قبلی

جابه‌جایی مستأجران در ساختمان‌های اداری زیاد است و همین‌جا بیشترین کارت‌های «فراموش‌شده» به وجود می‌آید. یک رویه‌ی استاندارد:

پس از امضای قرارداد، برای مستأجر جدید یک گروه با درها و ساعات توافق‌شده بسازید.
فهرست کارکنان را از مستأجر بگیرید و برای هر نفر کارت صادر و ثبت کنید.
کارت‌ها را با رسید تحویل دهید و یک نفر رابط از طرف مستأجر برای اعلام تغییرات تعیین کنید.
در طول قرارداد، ورود و خروج کارکنان مستأجر را از همان رابط بگیرید و کارت‌ها را فعال یا غیرفعال کنید.
هنگام تخلیه، کل گروه را غیرفعال کنید و کارت‌ها را تحویل بگیرید؛ سوابق برای مراجعات بعدی حفظ شود.

رویدادها، جلسات و حالت ورود آزاد

گاهی ساختمان میزبان همایش، نمایشگاه کوچک یا جلسه‌ی مجمع است و ده‌ها مهمان بدون کارت می‌آیند. تعریف تک‌تک مهمانان با نام و مشخصات برای چند ساعت منطقی نیست. در این حالت می‌توان مجموعه‌ای از کارت‌های رویداد را از قبل یک‌جا در نرم‌افزار تعریف کرد و یک درگاه مشخص، مثلاً در سالن اجتماعات، را برای مدت رویداد در حالت «ورود آزاد» گذاشت؛ در این حالت همه‌ی کارت‌های تعریف‌شده در نرم‌افزار آن در را باز می‌کنند و کارت تعریف‌نشده نه، پس کافی است در پذیرش همین کارت‌ها را به مهمانان بدهید. بقیه‌ی درهای ساختمان همچنان کنترل‌شده می‌مانند. فراموش نکنید پس از رویداد این حالت را خاموش و کارت‌ها را جمع کنید.

اشتباه‌های رایج در اجرای اکسس کنترل ساختمان

کارتی کردن همه‌ی درها از روز اول: هزینه و پیچیدگی را بالا می‌برد. با درهای مرزی شروع کنید و پس از چند ماه، بر اساس نیاز واقعی گسترش دهید.
کارت مشترک برای یک شرکت: وقتی چند نفر با یک کارت رفت‌وآمد می‌کنند، سابقه‌ی تردد دیگر معنای فردی ندارد و غیرفعال کردن آن همه را پشت در می‌گذارد.
نبود رابط در هر مستأجر: اگر کسی مسئول اعلام ورود و خروج کارکنان مستأجر نباشد، کارت‌های افراد رفته ماه‌ها فعال می‌مانند.
دادن دسترسی مدیر به نگهبان: برای «راحتی کار» اتفاق می‌افتد، اما هر تغییر ناخواسته در قوانین را بی‌صاحب می‌کند.
بی‌توجهی به برق و شبکه‌ی رایانه‌ی نرم‌افزار: یک منبع تغذیه‌ی پشتیبان ساده برای رایانه و تجهیزات شبکه، بسیاری از دردسرهای قطعی را کم می‌کند.
نداشتن سیاست مکتوب: قوانین ساعات، مهمان و کارت گم‌شده را در یک صفحه بنویسید و به همه‌ی مستأجران بدهید.

هیچ‌کدام از این اشتباه‌ها به فناوری ربطی ندارد؛ همه به نظم مدیریتی برمی‌گردد. بهترین نرم افزار کنترل تردد هم بدون این نظم، فقط ثبت‌کننده‌ی بی‌نظمی خواهد بود.

نرم‌افزار کنترل تردد نورادیو برای ساختمان اداری

نورادیو، نرم‌افزار کنترل تردد برساوش، برای ساختمان‌های اداری و مسکونی، مجتمع‌ها و پارکینگ‌ها ساخته شده و فقط با کارت و تگ هوشمند و کارت‌خوان درگاه‌ها کار می‌کند. روی یک رایانه در ساختمان نصب می‌شود؛ مدیر افراد، کارت‌ها، درگاه‌ها و قوانین را تعریف می‌کند و اپراتور لابی با دسترسی محدودتر تردد را رصد می‌کند و در صورت نیاز در را دستی از نرم‌افزار باز می‌کند. باز کردن دستی در از داخل نرم‌افزار هم برای موارد خاص در دسترس است.

برای یک دفتر کوچک با یک یا دو در که به گروه‌بندی و قانون زمانی نیاز ندارد، پلن آغاز (تا ۲ درگاه) کافی است. ساختمان چندمستأجری که گروه هر مستأجر، ساعات مجاز، تعطیلات، ورود آزاد برای رویدادها و خروجی گزارش لازم دارد، دست‌کم به پلن پیشرو (تا ۸ درگاه) نیاز دارد؛ برج‌های بزرگ‌تر با درگاه‌های بیشتر به پلن سرآمد. نورادیو دوربین، پلاک‌خوان یا سامانه‌ی حضور و غیاب نیست. برای مقایسه‌ی کلی‌تر گزینه‌ها، راهنمای خرید کنترل تردد کارتی و راهنمای جامع سیستم کنترل تردد را بخوانید.

سوالات متداول

کنترل تردد ساختمان اداری از کدام درها شروع شود؟

از درهایی که مرز فضای عمومی و خصوصی‌اند: لابی، پارکینگ و اتاق‌های فنی؛ درهای داخلی واحدها را می‌توان بعداً اضافه کرد.

چطور دسترسی مستأجران را از هم جدا کنیم؟

برای هر مستأجر یک گروه با درها و ساعات مجاز خودش بسازید و کارکنانش را عضو همان گروه کنید.

مهمان بدون کارت چطور وارد شود؟

با تأیید واحد مقصد، در از داخل برنامه به‌صورت دستی برایش باز می‌شود؛ برای رویدادها می‌توان یک درگاه را موقتاً در حالت ورود آزاد گذاشت تا کارت‌های رویدادی که از قبل در نرم‌افزار تعریف شده‌اند آن را باز کنند.

وقتی مستأجری ساختمان را ترک کرد، چه کنیم؟

گروه او را غیرفعال کنید و کارت‌ها را تحویل بگیرید؛ در نورادیو غیرفعال کردن بدون حذف سوابق انجام می‌شود.

برای ساختمان اداری کدام پلن نورادیو مناسب است؟

دفتر کوچک با حداکثر ۲ در پلن آغاز؛ ساختمان چندمستأجری با گروه‌بندی و ساعات مجاز دست‌کم پلن پیشرو.

برای بررسی کنترل تردد لابی، پارکینگ و طبقات ساختمان خود، درخواست دموی نورادیو را ثبت کنید.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: سیستم کنترل تردد

نرم‌افزار کنترل تردد در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع

▪سیستم کنترل تردد با کارت هوشمند نورادیو ▪راهنمای کامل سیستم کنترل تردد

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما