ساعات مجاز تردد و گروه‌بندی کارت‌ها؛ راهنمای طراحی قوانین

ساعات مجاز تردد قانونی است که می‌گوید هر گروه از کارت‌ها در کدام روزهای هفته، در چه بازه‌ای از شبانه‌روز و در تعطیلات اجازه‌ی عبور از درگاه‌ها را دارد. بهترین روش طراحی آن، اول گروه‌بندی کارت‌ها بر اساس نقش و الگوی حضور، بعد تعریف بازه‌های زمانی برای هر گروه و در پایان تعیین رفتار سیستم در روزهای تعطیل است؛ نه تنظیم جداگانه‌ی تک‌تک کارت‌ها.

بسیاری از سیستم‌های کنترل تردد پس از نصب فقط به یک کار ساده می‌آیند: کارت مجاز در را باز می‌کند، کارت ناشناس نه. اما ارزش واقعی اکسس کنترل وقتی آزاد می‌شود که «چه وقت» را هم کنترل کنید: کارمند اداری ساعت دو بامداد پشت در نیاید، پیمانکار جمعه وارد کارگاه نشود و پارکینگ در تعطیلات نوروز فقط به روی ساکنان باز باشد. این راهنما نشان می‌دهد گروه‌ها و ساعات مجاز را چطور طراحی کنید، یک جدول نمونه‌ی کامل ارائه می‌دهد و اشتباه‌هایی را که در عمل زیاد دیده می‌شوند مرور می‌کند. مثال‌ها فرضی‌اند و برای هر نرم افزار کنترل تردد قابل استفاده‌اند.

ساعات مجاز تردد چیست و چرا به گروه وابسته است؟

قانون زمانی می‌تواند روی تک‌تک کارت‌ها نوشته شود، اما در عمل این روش خیلی زود از کنترل خارج می‌شود. تصور کنید ساختمانی با چهارصد کارت دارید و ساعت پایان کار یک شرکت مستأجر نیم ساعت عقب می‌رود؛ اگر قانون روی کارت‌ها باشد، باید ده‌ها کارت را یکی‌یکی ویرایش کنید. اگر قانون روی گروه باشد، یک تغییر کافی است.

به همین دلیل منطق درست این است: کارت به فرد تعلق دارد، فرد به گروه، و قانون به گروه. وقتی کسی نقشش عوض می‌شود، فقط گروهش را تغییر می‌دهید و همه‌ی قوانین مربوط خودبه‌خود اعمال می‌شود.

گام‌به‌گام طراحی گروه‌ها در سیستم کنترل تردد

1. فهرست الگوهای حضور را بنویسید. نه فهرست آدم‌ها را؛ بلکه «چه کسانی در چه زمانی و از کدام درها رفت‌وآمد دارند». مثلاً کارکنان اداری روزکار، شیفت شب، خدمات صبحگاهی، ساکنان دائمی.
2. الگوهای مشابه را ادغام کنید. اگر دو دسته دقیقاً همان درها و همان ساعات را دارند، یک گروه کافی است.
3. برای هر گروه درهای مجاز را تعیین کنید. ساعات مجاز بدون مشخص بودن درها معنا ندارد.
4. بازه‌های روزهای کاری را بنویسید. برای هر روز هفته، ساعت شروع و پایان مجاز.
5. رفتار در تعطیلات را تعریف کنید. آیا این گروه در تعطیل رسمی مجاز است؟ اگر بله، در چه بازه‌ای؟
6. یک گروه «بدون محدودیت» کوچک بسازید. برای مدیریت و تأسیسات که ممکن است هر زمانی لازم شوند؛ اما اعضایش را به حداقل برسانید.
7. قبل از اجرا آزمایش کنید. با چند کارت نمونه از هر گروه، در ساعات مرزی امتحان کنید که در درست باز یا بسته می‌ماند.

مثال فرضی: جدول گروه‌ها و ساعات یک ساختمان اداری‌ـ‌تجاری

ساختمانی فرضی را در نظر بگیرید با طبقه‌ی همکف تجاری، چهار طبقه‌ی اداری و یک پارکینگ. سه درگاه دارد: در لابی، در پارکینگ و در موتورخانه.

به چند نکته در این جدول دقت کنید: گروه خدمات دو بازه‌ی جدا در روز دارد؛ فروشندگان تجاری در تعطیلات هم در بازه‌ی محدودی مجازند چون فروشگاه‌ها باز است؛ و فقط دو گروه کوچک به موتورخانه دسترسی دارند. چنین جدولی را پیش از ورود اطلاعات به نرم‌افزار روی کاغذ نهایی و به تأیید هیئت‌مدیره یا مدیر ساختمان برسانید.

تعریف تعطیلات در کنترل تردد؛ جزئیاتی که فراموش می‌شود

تعطیلات رسمی در تقویم شمسی و قمری هر سال جابه‌جا می‌شوند و فهرست آن‌ها ثابت نیست. چند توصیه‌ی عملی:

• در ابتدای هر سال فهرست تعطیلات را وارد کنید و یک نفر را مسئول به‌روزرسانی آن کنید.
• تعطیلی‌های غیرمنتظره را در نظر بگیرید. تعطیلی‌های اعلام‌شده در آخرین لحظه (مثلاً به دلیل آلودگی هوا) نیاز به یک تصمیم سریع دارد: آیا آن روز را تعطیل تعریف می‌کنید یا نه؟
• تعطیلات طولانی را جدا بررسی کنید. در تعطیلات نوروز ممکن است بخواهید رفتار ساختمان با یک جمعه‌ی معمولی متفاوت باشد.
• برای هر گروه رفتار تعطیل را صریح بنویسید. «غیرمجاز» یا یک بازه‌ی مشخص؛ نه اینکه به حدس سیستم واگذار شود.

گروه‌بندی کارت‌ها در برنامه کنترل تردد؛ چند گروه کافی است؟

قاعده‌ی سرانگشتی این است که تعداد گروه‌ها را تا حد ممکن کم نگه دارید، به شرطی که هیچ گروهی دسترسی بیش از نیاز نگیرد. در بیشتر ساختمان‌ها و مجتمع‌های متوسط، بین پنج تا پانزده گروه کار را پوشش می‌دهد. وقتی تعداد گروه‌ها از حدی بیشتر شود، معمولاً نشانه‌ی آن است که برای استثناهای فردی گروه ساخته‌اید.

استثناها را با یک گروه موقت حل کنید و برایش تاریخ بازبینی بگذارید. مثلاً سه نفری که این ماه برای پروژه‌ای تا دیروقت می‌مانند، عضو گروه «اضافه‌کاری پروژه» می‌شوند و در پایان ماه به گروه اصلی برمی‌گردند. نمونه‌های کاربردی این الگو را در مقاله‌های کنترل تردد پرسنل کارخانه و کنترل تردد ساختمان اداری آورده‌ایم.

اشتباه‌های رایج در تنظیم ساعات مجاز تردد

• بستن دقیق روی ساعت شروع کار: اگر کار ساعت ۸ شروع می‌شود و بازه‌ی مجاز هم از ۸ است، کسی که ۷:۵۵ می‌رسد پشت در می‌ماند. چند دقیقه حاشیه در نظر بگیرید.
• فراموش کردن خروج: اگر درگاهی خروج را هم کنترل می‌کند، کسی که بعد از پایان بازه هنوز داخل است نباید گیر بیفتد. پیش از تعریف، بپرسید درگاه خروج با چه قانونی کار می‌کند و مسیر خروج اضطراری همیشه باز باشد.
• شیفت‌هایی که از نیمه‌شب می‌گذرند: بازه‌ای مثل ۲۲:۰۰ تا ۶:۰۰ صبح در بعضی سیستم‌ها باید به دو بازه در دو روز شکسته شود. نحوه‌ی تعریف آن را در نرم‌افزار خود امتحان کنید.
• گروه‌های هم‌پوشان: وقتی یک نفر در عمل نیاز به دسترسی دو گروه دارد، به‌جای ترفندهای پیچیده، گروه سومی با ترکیب درست بسازید.
• رها کردن ورود آزاد: این حالت که کارت‌های ثبت‌شده در نرم‌افزار را از یک درگاه عبور می‌دهد برای رویدادها مفید است. اینکه ساعات مجاز و محدودیت گروه‌ها در این حالت هم اعمال شوند یا نه، به تنظیم مدیر بستگی دارد؛ اگر طوری تنظیم شده که این محدودیت‌ها را کنار بگذارد و بعد از رویداد خاموش نشود، قوانین زمانی آن درگاه اجرا نمی‌شوند. پس تنظیم را از قبل مشخص کنید و بعد از رویداد حالت را خاموش کنید.
• نبود مستندات: اگر کسی نداند چرا گروهی ساخته شده، چند ماه بعد کسی جرئت حذف یا تغییرش را ندارد. برای هر گروه یک خط توضیح بنویسید.

ساعات مجاز در کنار حالت ورود آزاد و باز کردن دستی

قوانین زمانی برای روزهای عادی‌اند؛ برای موقعیت‌های استثنایی دو ابزار دیگر وجود دارد. باز کردن دستی در از نرم‌افزار برای موارد تک‌نفره، مثل مهمانی که کارت ندارد یا کارمندی که خارج از ساعت با هماهنگی آمده است. حالت ورود آزاد برای یک درگاه، برای رویدادهایی که جمعیت زیادی در زمان کوتاه عبور می‌کنند. ترکیب درست این سه ابزار باعث می‌شود قوانین زمانی سخت‌گیرانه بمانند و در عین حال ساختمان در شرایط خاص قفل نشود. برای نمونه‌ای از کاربرد این ابزارها در پارکینگ مسکونی، مقاله‌ی کنترل تردد پارکینگ مجتمع مسکونی را ببینید.

چک‌لیست بازبینی دوره‌ای قوانین کنترل دسترسی

1. هر سه ماه فهرست گروه‌ها را مرور کنید و گروه‌های بی‌عضو یا منسوخ را حذف کنید.
2. گروه‌های موقت را با تاریخ پایانشان تطبیق دهید.
3. تعطیلات سال آینده را پیش از پایان سال جاری وارد کنید.
4. ترددهای ردشده‌ی پرتکرار را بررسی کنید؛ گاهی نشانه‌ی قانونی است که با واقعیت کار جور نیست.
5. اعضای گروه «بدون محدودیت» را دوباره تأیید کنید.

تعریف ساعات مجاز و گروه‌ها در سامانه‌ی نورادیو

در نورادیو، سامانه‌ی کنترل تردد برساوش که با کارت و تگ هوشمند کار می‌کند، گروه‌بندی کارت‌ها، افزودن دسته‌جمعی کارت‌ها، ساعات مجاز تردد هر گروه برای روزهای هفته و تعطیلات، حالت ورود آزاد و تعیین ورود یا خروج برای هر درگاه از پلن پیشرو به بعد در دسترس است. پلن آغاز برای ساختمان‌هایی است که فقط تعریف افراد و کارت‌ها، فعال و غیرفعال کردن آنی و رصد زنده می‌خواهند و به قانون زمانی نیاز ندارند. باز کردن دستی در از نرم‌افزار و تفکیک نقش مدیر و اپراتور در همه‌ی پلن‌ها هست. توجه کنید که نورادیو برای کنترل عبور است و کار حضور و غیاب یا محاسبه‌ی ساعت کارکرد را انجام نمی‌دهد. مفاهیم پایه‌ی این حوزه را در راهنمای سیستم کنترل تردد مرور کرده‌ایم.

سوالات متداول

ساعات مجاز تردد را برای هر کارت تعریف کنیم یا برای گروه؟

برای گروه؛ این‌طور با یک تغییر، قانون همه‌ی اعضا به‌روز می‌شود و مدیریت کارت‌ها ساده می‌ماند.

چطور تعطیلات را در کنترل تردد تعریف کنیم؟

فهرست تعطیلات رسمی را در ابتدای سال وارد کنید و برای هر گروه رفتار روز تعطیل را صریحاً مشخص کنید.

چند گروه برای یک ساختمان کافی است؟

در بیشتر ساختمان‌های متوسط بین پنج تا پانزده گروه؛ گروه‌های خیلی زیاد معمولاً نشانه‌ی ساختن گروه برای استثناهاست.

مهمانی که خارج از ساعت مجاز می‌آید چطور وارد شود؟

پس از هماهنگی، در از داخل نرم‌افزار به‌صورت دستی برایش باز می‌شود و قانون گروه‌ها دست نمی‌خورد.

ساعات مجاز در کدام پلن نورادیو هست؟

ساعات مجاز، گروه‌بندی کارت‌ها و ورود آزاد از پلن پیشرو به بعد در دسترس است.

برای اینکه ببینید گروه‌ها و ساعات مجاز ساختمان یا سایت شما در نورادیو چطور پیاده می‌شود، درخواست دموی نورادیو را ثبت کنید.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار کنترل تردد خودرو چیست؟ راهنمای انتخاب و کاربردها
• انتخاب سیستم کنترل تردد خودرو: مقایسه RFID، پلاک‌خوان و ریموت
• مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پارکینگ و کنترل تردد

راهنمای کامل: سیستم کنترل تردد

نرم‌افزار کنترل تردد در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار کنترل تردد در اصفهان
• نرم‌افزار کنترل تردد در تهران
• نرم‌افزار کنترل تردد در مشهد
• نرم‌افزار کنترل تردد در شیراز
• نرم‌افزار کنترل تردد در تبریز
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرج
• نرم‌افزار کنترل تردد در اهواز
• نرم‌افزار کنترل تردد در قم
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرمان
• نرم‌افزار کنترل تردد در رشت
• نرم‌افزار کنترل تردد در اراک
• نرم‌افزار کنترل تردد در کرمانشاه
• نرم‌افزار کنترل تردد در یزد
• نرم‌افزار کنترل تردد در قزوین
• نرم‌افزار کنترل تردد در ارومیه
• نرم‌افزار کنترل تردد در بندرعباس
• نرم‌افزار کنترل تردد در همدان
• نرم‌افزار کنترل تردد در زنجان
• نرم‌افزار کنترل تردد در اردبیل
• نرم‌افزار کنترل تردد در سنندج
• نرم‌افزار کنترل تردد در خرم‌آباد
• نرم‌افزار کنترل تردد در گرگان
• نرم‌افزار کنترل تردد در ساری
• نرم‌افزار کنترل تردد در بوشهر
• نرم‌افزار کنترل تردد در بیرجند
• نرم‌افزار کنترل تردد در سمنان
• نرم‌افزار کنترل تردد در یاسوج
• نرم‌افزار کنترل تردد در شهرکرد
• نرم‌افزار کنترل تردد در ایلام
• نرم‌افزار کنترل تردد در بجنورد
• نرم‌افزار کنترل تردد در زاهدان