Lagerverwaltung für Juweliere: Artikelcodes, Kardex, Schmelzen

Für eine saubere Lagerverwaltung bei Gold und Schmuck definieren Sie jeden Artikel mit einer eindeutigen, sprechenden Nummer, führen den Bestand sowohl nach Stückzahl als auch nach Gewicht und Feingehalt, starten mit einem gezählten Anfangsbestand, buchen jedes Einschmelzen und Zerlegen als getrennten Ab- und Zugang und gleichen den Bestand regelmäßig mit der Lagerkartei ab.

Das Lager eines Goldgeschäfts oder einer Schmuckgalerie gleicht keinem anderen: Die Waren sind klein und wertvoll, kaum zwei Stücke wiegen gleich viel, der Wert jeder Position hängt von Gewicht und Feingehalt ab, und ein Teil des Bestands – etwa Altgold – wird ständig eingeschmolzen und in eine andere Form gebracht. Wird die Struktur von Codierung und Bestandserfassung nicht vom ersten Tag an richtig angelegt, wird der Bestandsbericht zu einer Zahl, der niemand traut. In diesem Leitfaden gehen wir die Artikelcodierung für Gold, Gewichtsbestand und Lagerkartei (Kardex), die Erfassung des Anfangsbestands, Einschmelzen und Zerlegen sowie die periodische Inventur mit Praxisbeispielen durch.

Wie unterscheidet sich ein Gold- und Schmucklager von einem gewöhnlichen Lager?

• Zwei Zähleinheiten gleichzeitig: Stückzahl und Gewicht (mit Feingehalt). Ein Ring ist ein Stück, sein Wert bemisst sich aber an seinem Gewicht.
• Einzigartigkeit der Positionen: Selbst zwei Armbänder desselben Modells unterscheiden sich meist um einige Tausendstel oder Zehntelgramm.
• Unterschiedliche Feingehalte: 750, 900, 995 und Altgold mit wechselndem Feingehalt müssen auf eine gemeinsame Basis gebracht werden, um addierbar zu sein.
• Ständige Umwandlung: Angekauftes Altgold wird eingeschmolzen, Garnituren werden zerlegt, die Form des Bestands ändert sich laufend.
• Steine und Edelsteinschmuck: Bei Stücken mit Steinbesatz sind Goldgewicht und Steinangaben zwei getrennte Informationen.

Grundsätze für die Artikelcodierung bei Gold und Schmuck

1. Eindeutig: Keine zwei Artikel dürfen dieselbe Nummer haben, und die Nummer eines verkauften Stücks darf nicht erneut vergeben werden.
2. Stabil: Binden Sie die Nummer nicht an etwas, das sich ändert. Preis und Arbeitslohn gehören nie in die Artikelnummer – sie sind Eigenschaften des Artikels, nicht seine Kennung.
3. Sprechend, aber kurz: Wenige einfache Segmente, die Gruppe und Art des Artikels zeigen, genügen. Eine Nummer, die alles enthalten soll, wird so lang, dass niemand sie korrekt eingibt.
4. Raum für Wachstum: Lassen Sie in jedem Segment genug Platz für künftige Gruppen und Seriennummern.
5. Schriftlich und verbindlich: Halten Sie die Nummernsystematik schriftlich fest und geben Sie sie allen Mitarbeitern, damit niemand nach eigenem Geschmack Nummern bildet.

Beispiel für eine Nummernstruktur bei Gold und Schmuck

Die folgende Struktur ist nur ein Vorschlag und sollte an Ihr Geschäftsmodell und Ihr Sortiment angepasst werden. Die Nummer besteht aus vier Segmenten: Hauptgruppe – Untergruppe – Feingehalt – Seriennummer.

Mit dieser Struktur bedeutet die Nummer 20370125 einen verarbeiteten Damenring in 750er Gold mit der Seriennummer 0125. Die Hauptgruppen könnten zum Beispiel so aussehen:

Einzelartikel oder Gewichtsartikel?

Eine wichtige Entscheidung bei der Codierung ist, ob jedes Stück eine eigene Nummer erhält oder eine Artikelgruppe unter einer Nummer mit Gewichtsbestand geführt wird.

• Einzelnummer je Stück: für Edelsteinschmuck, Stücke mit Steinbesatz, teure Positionen und alles, was ein Kunde genau so haben möchte. Die Nachverfolgung ist lückenlos, erfordert aber mehr Erfassungsaufwand.
• Gruppennummer mit Gewichtsbestand: für Schmelzgold, Altgold und Positionen, bei denen das einzelne Stück keine Rolle spielt. Die Erfassung ist einfacher, Sie kennen aber nur Gesamtgewicht und Feingehalt der Gruppe.

Die meisten Geschäfte kombinieren beides: Schmuck und Edelsteinschmuck einzeln, Rohgold und Altgold nach Gewicht, Münzen nach Stückzahl.

Gewichtsbestand und Lagerkartei im Goldhandel

Die Lagerkartei (Kardex) ist die Historie aller Zu- und Abgänge eines Artikels oder einer Artikelgruppe. Im Goldhandel sollte sie neben der Stückzahl auch das Gewicht und möglichst das 750er-Äquivalent zeigen, damit Positionen mit unterschiedlichem Feingehalt addierbar sind. Das folgende Beispiel zeigt eine hypothetische Lagerkartei der Gruppe „Altgold“ über einige Tage:

Um das Gewicht jedes Feingehalts in das 750er-Äquivalent umzurechnen, verwenden Sie die Formel „Gewicht × Feingehalt ÷ 750“; ausführliche Erklärungen und eine Faktorentabelle finden Sie im Beitrag Feingehalt von Gold umrechnen.

Anfangsbestand im Goldgeschäft erfassen – Schritt für Schritt

Der Anfangsbestand ist der Nullpunkt aller späteren Berichte. Ist diese Zahl falsch, wird keine Lagerkartei je stimmen.

1. Stichtag festlegen: am besten nach Geschäftsschluss oder an einem Ruhetag, damit während der Zählung nicht gehandelt wird.
2. Positionen gruppieren: Vitrine, Tresor, Kommissionsware und Stücke in Reparatur trennen. Kundeneigentum in Verwahrung gehört nicht zu Ihrem Bestand.
3. Zählen und Wiegen im Vier-Augen-Prinzip: Eine Person wiegt, die andere notiert; das Gewicht jedes Stücks auf das Tausendstelgramm erfassen.
4. Feingehalt bestimmen: bei Schmuck den bekannten Feingehalt, bei Alt- und Schmelzgold den geprüften Feingehalt erfassen.
5. Nummern vergeben: Nach der Nummernsystematik jedem Stück oder jeder Gruppe eine Nummer zuweisen.
6. Summieren und unterschreiben: Stückzahl und 750er-Äquivalent je Gruppe summieren und die Zähllisten unterschreiben.
7. Ins System übernehmen: Die Liste als Anfangsbestand erfassen und die Systemsumme mit den Zähllisten vergleichen.

Wenn Sie gerade von Kontobuch oder Excel umsteigen, finden Sie die übrigen Umstiegsschritte im Beitrag Goldbuchhaltung mit Excel oder Software.

Einschmelzen und Zerlegen: So wird es im Lager gebucht

Wird Altgold oder Bruchgold eingeschmolzen, verlassen die ursprünglichen Positionen das Lager, und ein neues Produkt mit neuem Gewicht und Feingehalt kommt hinzu. Richtig ist, dies als einen getrennten Abgang und einen getrennten Zugang zu buchen, sodass die Differenz – meist der Schmelzverlust – transparent sichtbar wird, statt das alte Gewicht einfach durch das neue zu ersetzen.

Ein hypothetisches Beispiel: 50 g Altgold mit einem durchschnittlichen Feingehalt von 740 gehen zum Einschmelzen. Das 750er-Äquivalent beträgt 50 × 740 ÷ 750 = 49,333 g. Nach dem Schmelzen kommen 49,6 g Schmelzgold mit einem geprüften Feingehalt von 735 zurück, entsprechend 48,608 g im 750er-Äquivalent.

Wie Sie sehen, ist der tatsächliche Verlust an Feingold (0,725 g im 750er-Äquivalent) größer als die sichtbare Gewichtsdifferenz (0,4 g), weil auch der Feingehalt gesunken ist. Wer nur das Gewicht vergleicht, übersieht diesen Verlust.

Zerlegen folgt derselben Logik: Wird eine Garnitur in Einzelteile getrennt oder ein Stein vom Gold gelöst, geht der ursprüngliche Artikel ab, und die neuen Teile gehen jeweils mit eigener Nummer und eigenem Gewicht zu. Die Summe der Teile muss – zuzüglich oder abzüglich eines erfassten Verlusts – dem ursprünglichen Artikel entsprechen.

Periodische Inventur und Bestandsabgleich

• Täglich: Stückzählung der Vitrinenware zu Geschäftsbeginn und -ende.
• Wöchentlich: eine oder zwei Artikelgruppen im Wechsel wiegen und mit der Lagerkartei vergleichen (rollierende Inventur).
• Monatlich oder quartalsweise: vollständige Zählung und Wägung aller Gruppen.

Verfolgen Sie jede Differenz bis zur Ursache: eine nicht erfasste Rechnung, ein falscher Feingehalt, ein nicht gebuchtes Einschmelzen oder eine Umbuchung zwischen Gruppen. Erst wenn die Ursache gefunden ist, buchen Sie eine Korrektur. Eine Bestandskorrektur ohne Begründung verdeckt das Problem und macht seine Wiederholung möglich. Ergänzende Kontrollen für Kasse und Rechnungen finden Sie im Beitrag Kassenkontrolle und Betrugsprävention beim Juwelier.

Typische Fehler in der Lagerverwaltung für Gold und Schmuck

• Preis oder Arbeitslohn in die Artikelnummer aufnehmen
• Gewichte unterschiedlicher Feingehalte ohne Umrechnung auf eine gemeinsame Basis addieren
• Gewicht vor und nach dem Einschmelzen einfach ersetzen, statt Ab- und Zugang getrennt zu buchen
• Mit einem Anfangsbestand starten, der nicht gewogen, sondern aus dem alten Buch abgeschrieben wurde
• Die Nummer eines verkauften Stücks an ein neues Stück vergeben
• Inventurdifferenzen korrigieren, ohne die Ursache zu kennen

Was leistet Zaran bei Lagerverwaltung und Artikelcodierung?

Die Warenwirtschaft und Buchhaltung für Juweliere Zaran führt das Lager gleichrangig neben Rechnung und Kasse:

• Ab Zaran Start: Artikelanlage mit frei wählbarer Codierung, damit Sie eine Struktur wie im Beispiel oben selbst gestalten können; automatische Umrechnung aller Feingehalte in das Standardäquivalent; Verkaufs- und Einkaufsrechnungen mit exakter Berechnung von Gewicht, Feingehalt, Arbeitslohn und Preis.
• Ab Zaran Pro: Erfassung des Anfangsbestands; Einschmelzen und Zerlegen mit genauer Erfassung von Ein- und Ausgang; Berichte wie Bestand und Lagerkartei, Probebilanz sowie Gewinn und Verlust.
• In Zaran Elite: vollständige Änderungshistorie der Benutzer und Abschluss der Buchungsperiode, damit freigegebene Bestände vergangener Perioden unangetastet bleiben.

Wenn Sie Gewichtskonten und Anweisungen mit Partnern führen, lesen Sie auch unseren Beitrag Buchhaltung im Goldgroßhandel. Alle Kriterien für die Auswahl eines Buchhaltungssystems für Goldhändler finden Sie in unserem Leitfaden zur Juwelier-Software.

Häufig gestellte Fragen

Wie sollte die Artikelcodierung in einem Goldgeschäft aussehen?

Jede Artikelnummer sollte eindeutig, stabil und kurz sein und aus wenigen einfachen Segmenten wie Hauptgruppe, Untergruppe, Feingehalt und Seriennummer bestehen. Preis und Arbeitslohn gehören nie in die Nummer.

Was ist eine Lagerkartei (Kardex) für Gold?

Die Historie aller Zugänge, Abgänge und Bestände eines Artikels oder einer Artikelgruppe. Im Goldhandel zeigt sie neben der Stückzahl auch das Gewicht und idealerweise das 750er-Äquivalent.

Wie erfasst man den Anfangsbestand in einem Goldgeschäft?

Zählen Sie an einem festen Stichtag alle Positionen im Vier-Augen-Prinzip, wiegen Sie sie auf das Tausendstelgramm, bestimmen Sie den Feingehalt jeder Position, vergeben Sie Nummern und übernehmen Sie die unterschriebene Gesamtsumme ins System.

Wie wird das Einschmelzen von Gold im Lager gebucht?

Die eingeschmolzenen Positionen werden als Abgang und das entstandene Schmelzgold mit neuem Gewicht und Feingehalt als Zugang gebucht, sodass der Schmelzverlust im 750er-Äquivalent transparent sichtbar wird.

Wie oft sollte der Goldbestand gezählt werden?

Die Vitrine täglich nach Stückzahl, eine oder zwei Gruppen wöchentlich per Wägung und den Gesamtbestand monatlich oder quartalsweise; jede Differenz wird bis zur Ursache verfolgt.

Sie möchten Codierung, Anfangsbestand sowie Einschmelzen und Zerlegen in einer Buchhaltungssoftware für Gold sehen? Fordern Sie eine Demo von Zaran an – das Team von Barsawash geht die Lagerabläufe Ihres Geschäfts mit Ihnen durch.

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