نرم افزار انبار تجهیزات پزشکی؛ راهنمای شرکتهای پخش
نرم افزار انبار تجهیزات پزشکی برای یک شرکت پخش باید دو نوع کالای کاملاً متفاوت را هم‌زمان مدیریت کند: دستگاههایی که با سریال و گارانتی دنبال میشوند و ملزوماتی که با بچ و تاریخ انقضا. آوادار تجارت هر دو را در یک سامانه نگه می‌دارد، همراه با قرنطینه‌ی کیفی، فراخوانی یک بچ، اسناد بازرگانی و انواع خروج تخصصی مثل نمونه و امانت.
این راهنما برای شرکت‌هایی نوشته شده که تجهیزات و ملزومات پزشکی را از تولیدکننده یا واردکننده می‌گیرند و به داروخانه‌ها، کلینیک‌ها، مطب‌ها، آزمایشگاه‌ها و بیمارستان‌ها می‌فروشند. موضوع آن انبار و گردش کالای خود شرکت پخش است، نه مصرف بالینی کالا در بیمارستان. مثال‌ها فرضی‌اند و هدف این است که ببینید کدام گرفتاری روزمره به کدام امکان نرم‌افزار مربوط میشود و آن امکان در کدام پلن قرار دارد.
انبارداری شرکت پخش تجهیزات پزشکی چه فرقی با پخش کالای معمولی دارد؟
در یک انبار پخش معمولی، کالاها بیشتر با «کد و تعداد» شناخته میشوند. در پخش تجهیزات پزشکی این کافی نیست. یک فشارسنج دیجیتال با فشارسنج دیگری از همان مدل فرق دارد، چون هر کدام سریال و تاریخ شروع گارانتی خودش را دارد. یک کارتن دستکش یا گاز استریل هم با کارتن دیگر فرق دارد، چون بچ تولید و تاریخ انقضایش متفاوت است. هر اشتباه در این دو، مستقیم به اعتبار شرکت پخش نزد مشتری ضربه می‌زند.
یک هفته‌ی فرضی در انبار شرکتی که حدود دویست قلم کالا دارد:
- کلینیکی تماس می‌گیرد که نبولایزر خریداری‌شده خراب شده و می‌پرسد هنوز گارانتی دارد یا نه؛ کسی نمی‌داند کدام سریال به این مشتری رفته.
- در شمارش آخر ماه چند کارتن سرنگ پیدا میشود که تاریخش گذشته، در حالی که کارتن‌های تازه‌تر همان کالا زودتر فروخته شده‌اند.
- بازاریاب برای معرفی محصول چند دستگاه نمونه به مطب‌ها برده و در سیستم هیچ ردی از آن‌ها نیست.
- تأمینکننده خبر می‌دهد یک بچ از باندهای استریل مشکل کیفی دارد؛ پیدا کردن مشتریانی که آن بچ را گرفته‌اند یک روز کامل طول میکشد.
هر کدام از این صحنه‌ها یک امکان مشخص در نرم‌افزار را لازم دارد. در ادامه یکی‌یکی سراغشان می‌رویم.
ردیابی سریال تجهیزات پزشکی و گارانتی هر دستگاه
برای دستگاه‌ها، ستون اصلی سریال است. در آوادار برای هر دستگاه، سریال، نوع گارانتی و مدت آن ثبت میشود. در لحظه‌ی خروج، انباردار سریال را از فهرست سریال‌های موجود انتخاب میکند؛ پس احتمال تایپ اشتباه یا ثبت سریالی که اصلاً در انبار نیست از بین می‌رود. بعدها وقتی مشتری تماس می‌گیرد، با جست‌وجوی سریال معلوم میشود دستگاه کی و به چه کسی تحویل شده و گارانتی‌اش معتبر است یا منقضی.
در آوادار تجارت، گارانتی از پلن پیشرو در دسترس است. جزئیات بیشتر درباره‌ی طراحی این فرایند را در مقاله‌ی ثبت گارانتی با سریال کالا بخوانید.
مدیریت موجودی ملزومات پزشکی با بچ و تاریخ انقضا
ملزومات مصرفی مثل سرنگ، دستکش، سوند، گاز و باند معمولاً سریال تکی ندارند ولی بچ و تاریخ انقضا دارند. نرم‌افزار باید برای هر بچ موجودی جدا نگه دارد و هنگام خروج یادآوری کند کدام بچ زودتر منقضی میشود. آوادار هشدار «اول منقضی، اول خارج» دارد تا بچی که تاریخش نزدیک‌تر است جلوی چشم انباردار باشد و زودتر از بچ‌های تازه‌تر خارج شود.
در آوادار تجارت، بچ و انقضا از پلن پیشرو فعال است. گزارش‌های تحلیلی این پلن، مثل ریسک انقضا و کالای کم‌گردش، هم کمک میکند پیش از رسیدن تاریخ، برای فروش یا مرجوع کردن کالای نزدیک انقضا تصمیم بگیرید.
قرنطینه‌ی کیفی و آزادسازی کالای تازه‌رسیده
در بسیاری از شرکتهای پخش، کالای تازه‌رسیده پیش از فروش باید بازبینی شود: سالم بودن بسته‌بندی، تطابق با سفارش، و مدارکی که تأمینکننده همراه بار فرستاده. تا زمان این بازبینی، کالا نباید در فهرست قابل‌فروش دیده شود. آوادار قرنطینه‌ی کیفی و آزادسازی دارد؛ کالا ابتدا در وضعیت قرنطینه ثبت میشود و پس از تأیید، آزاد و قابل‌فروش میشود. همین روش برای کالای مرجوعی که وضعیتش هنوز روشن نیست هم کاربرد دارد. اینکه این امکان در کدام پلن آوادار تجارت فعال است را هنگام دمو از کارشناس بپرسید. مقاله‌ی انبار قرنطینه و کنترل کیفی روال کار را مفصل‌تر توضیح می‌دهد.
فراخوانی یک بچ با یک کلیک؛ وقتی تأمینکننده هشدار می‌دهد
سخت‌ترین روز یک شرکت پخش، روزی است که باید کالایی را از بازار جمع کند. سؤال‌ها فوری‌اند: این بچ به چه مشتریانی رفته؟ چقدر از آن هنوز در انبار است؟ چه اقدامی تا الان انجام شده؟ در آوادار با فراخوانی یککلیکی فروش کل بچ متوقف میشود، سیستم نام همهی مشتریان گیرنده‌ی آن بچ را نشان می‌دهد و پیگیری‌های بعدی هم با تاریخ در سابقه میماند. این امکان در پلن سرآمد است. برای آشنایی با منطق ردیابی بچ، مقاله‌ی ردیابی بچ و فراخوانی محصول را ببینید.
اسناد بازرگانی، ارزش افزوده و خروج‌های غیر از فروش
شرکت پخش فقط کالا را جابه‌جا نمی‌کند؛ هر فروش یک سند بازرگانی است. آوادار تجارت در همهی پلن‌ها شناسه‌های تجاری مشتری و تأمینکننده را ثبت و درستی آن‌ها را کنترل میکند: کد اقتصادی، شناسه‌ی ملی شرکت، کد ملی اشخاص، کد پستی و شماره‌ی شبا. ارزش افزوده روی اسناد فروش محاسبه میشود، سند شماره می‌خورد و به حسابدار اعلان خودکار می‌رسد. توضیح بیشتر در مقاله‌ی اسناد بازرگانی و شناسه‌های تجاری آمده است.
در پخش تجهیزات پزشکی بخش قابل‌توجهی از خروج‌ها فروش نیست. انواع خروج تخصصی آوادار تجارت، که در همهی پلن‌ها هست، این‌ها را از هم جدا میکند:
| نوع خروج | نمونه‌ی رایج در پخش تجهیزات پزشکی | چرا باید جدا ثبت شود |
|---|---|---|
| فروش | ارسال سفارش داروخانه یا کلینیک | درآمد و ارزش افزوده |
| نمونه | دستگاه یا ملزوم برای معرفی به پزشک و مطب | هزینه‌ی بازاریابی، نه فروش |
| امانت | دستگاهی که برای مدتی نزد مشتری میماند | کالا هنوز متعلق به شرکت است |
| خسارت | کارتن آسیب‌دیده در حمل یا انبار | تحلیل زیان و پیگیری با حمل‌کننده |
| انتقال | جابه‌جایی به انبار شعبه‌ی دیگر | موجودی هر انبار درست بماند |
خروجی حسابداری، گردش تأیید و امضای دیجیتال
از پلن پیشرو، اطلاعات آوادار تجارت را می‌توان برای نرم‌افزار حسابداری شرکت، از جمله هلو، سپیدار یا همکاران سیستم، خروجی گرفت؛ جدول حساب‌ها هم قابل تنظیم است، پس انبار و حسابداری دو عدد متفاوت گزارش نمی‌کنند.
در پلن سرآمد، گردش تأیید چندمرحله‌ای و امضای دیجیتال اضافه میشود. برای شرکتی که دستگاه‌های گران‌قیمت یا خروج‌های امانی زیاد دارد، می‌توان تعیین کرد که درخواست خروج اول به تأیید چند نقش برسد و موجودی فقط پس از تأیید نهایی کم شود. هر نقش مرحله‌ی خودش را با امضای دیجیتال تأیید میکند.
سیستم انبار تجهیزات پزشکی آوادار در کدام پلن؟
| نیاز | آغاز | پیشرو | سرآمد |
|---|---|---|---|
| انواع خروج تخصصی، ارزش افزوده و اسناد بازرگانی | ✓ | ✓ | ✓ |
| اسکن بارکد و QR، برچسب، امضای گیرنده، خروجی اکسل | ✓ | ✓ | ✓ |
| گارانتی با سریال، بچ و انقضا، خروجی حسابداری | — | ✓ | ✓ |
| گزارش ریسک انقضا و کالای کم‌گردش | — | ✓ | ✓ |
| فراخوانی یککلیکی، گردش تأیید و امضای دیجیتال | — | — | ✓ |
| تعداد انبار | ۱ | تا ۵ | نامحدود |
با این جدول، بیشتر شرکتهای پخش تجهیزات پزشکی که با دستگاه سریال‌دار و ملزومات تاریخ‌دار سروکار دارند، دست‌کم به پلن پیشرو نیاز دارند.
مرزهای آوادار در پخش تجهیزات پزشکی
پیش از تصمیم، محدوده‌ی نرم‌افزار را هم بشناسید. آوادار نرم‌افزار انبار و گردش کالای شرکت پخش است. پایش دما یا زنجیرهی سرد در آن نیست و جای سامانه‌ها و مدارکی را که مقررات حوزه‌ی سلامت از شرکت شما می‌خواهد نمی‌گیرد. مدیریت مصرف بالینی کالا در بیمارستان هم موضوع آن نیست.
چک‌لیست راه‌اندازی نرم افزار انبار برای شرکت پخش تجهیزات پزشکی
- کالاها را دسته‌بندی کنید: کدام سریالی‌اند، کدام بچ و انقضا دارند و کدام هیچ‌کدام.
- برای هر دستگاه سریالی، نوع و مدت گارانتی را مشخص کنید.
- موجودی فعلی ملزومات را به تفکیک بچ و تاریخ انقضا بشمارید.
- تصمیم بگیرید کالای تازه‌رسیده چه زمانی از قرنطینه آزاد شود و چه کسی تأیید میکند.
- انواع خروج پرتکرار خود (نمونه، امانت، خسارت) را فهرست کنید.
- شناسه‌های تجاری مشتریان اصلی را پیش از شروع کامل کنید.
فهرست کالاها و مشتریانی را که تا امروز در فایل‌های اکسل یا سامانه‌ی قدیمی ثبت کرده‌اید، تیم برساوش به آوادار منتقل میکند؛ اینکه انتقال تا چه حد انجام شود، در قرارداد توافق میشود.
سوالات متداول
آیا آوادار برای بیمارستان هم مناسب است؟
این راهنما برای انبار شرکتهای پخش نوشته شده است. آوادار گردش کالای انبار را مدیریت میکند و مصرف بالینی کالا در بخشهای بیمارستان موضوع آن نیست.
میشود هم دستگاه سریالی و هم ملزومات بچ‌دار را در یک انبار داشت؟
بله. در آوادار تجارت از پلن پیشرو، گارانتی با سریال و بچ و انقضا هر دو در دسترس است و در یک انبار کنار هم مدیریت میشوند.
دستگاههایی که بهصورت امانت نزد مشتری میمانند چطور ثبت میشوند؟
با نوع خروج امانت. اینطور کالا از فروش جدا میماند و گزارش دقیق دارد. انواع خروج تخصصی در همهی پلنهای آوادار تجارت هست.
آوادار دمای انبار را پایش میکند؟
خیر. پایش دما و زنجیرهی سرد در آوادار نیست و برای آن به تجهیزات جداگانه نیاز دارید.
اگر تأمینکننده یک بچ را فراخوان کند، چقدر طول میکشد مشتریان را پیدا کنیم؟
با فراخوانی یککلیکی پلن سرآمد، کل بچ متوقف میشود و فهرست مشتریان دریافتکننده همان لحظه آماده است.
برای دیدن آوادار تجارت با کالاهای شرکت خودتان، درخواست دموی آوادار را ثبت کنید.
پیشنهاد مطالعه
- نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
- بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
- انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی
راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری
نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران
برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:
- نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
- نرم‌افزار انبارداری در تهران
- نرم‌افزار انبارداری در مشهد
- نرم‌افزار انبارداری در شیراز
- نرم‌افزار انبارداری در تبریز
- نرم‌افزار انبارداری در کرج
- نرم‌افزار انبارداری در اهواز
- نرم‌افزار انبارداری در قم
- نرم‌افزار انبارداری در کرمان
- نرم‌افزار انبارداری در رشت
- نرم‌افزار انبارداری در اراک
- نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
- نرم‌افزار انبارداری در یزد
- نرم‌افزار انبارداری در قزوین
- نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
- نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
- نرم‌افزار انبارداری در همدان
- نرم‌افزار انبارداری در زنجان
- نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
- نرم‌افزار انبارداری در سنندج
- نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
- نرم‌افزار انبارداری در گرگان
- نرم‌افزار انبارداری در ساری
- نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
- نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
- نرم‌افزار انبارداری در سمنان
- نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
- نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
- نرم‌افزار انبارداری در ایلام
- نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
- نرم‌افزار انبارداری در زاهدان
پروژه‌ای در ذهن دارید؟
تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.
تماس با ما