کالای راکد در انبار؛ شناسایی کالای کم‌گردش و موجودی مرده
کالای کم‌گردش کالایی است که خیلی کندتر از انتظار شما فروش یا مصرف می‌شود؛ کالای راکد یا «خواب» کالایی است که در بازه‌ای که خودتان تعیین کرده‌اید هیچ خروجی نداشته است. هر دو پول و فضای انبار را حبس می‌کنند و تنها راه مطمئن پیدا کردنشان، نگاه به سابقه‌ی گردش هر قلم در کاردکس و گزارش‌های تحلیلی نرم افزار انبار است.
بیشتر انبارها کالای راکد دارند و بیشترشان دقیقاً نمی‌دانند کدام اقلام. دلیلش ساده است: کالایی که تکان نمی‌خورد، سروصدا هم نمی‌کند. هیچ مشتری‌ای برایش تماس نمی‌گیرد، هیچ سفارشی به آن گیر نمی‌کند و فقط گوشه‌ای از قفسه را اشغال کرده است. این مقاله توضیح می‌دهد چطور این اقلام را پیدا کنید، چطور درباره‌شان تصمیم بگیرید و چطور جلوی تکرارشان را بگیرید.
کالای راکد، کم‌گردش و موجودی مرده چه فرقی دارند؟
این اصطلاح‌ها در بازار گاهی جای هم به کار می‌روند، اما بهتر است در شرکت خودتان تعریف روشنی برایشان داشته باشید تا همه از یک چیز حرف بزنند.
| اصطلاح | تعریف ساده | نشانه در سابقه‌ی گردش | خطر اصلی |
|---|---|---|---|
| کالای کم‌گردش | هنوز فروش یا مصرف دارد، ولی خیلی کم | خروج‌های پراکنده و با فاصله‌ی زیاد | موجودی بیش از نیاز و سرمایه‌ی کند |
| کالای راکد (خواب) | در بازه‌ی تعیین‌شده هیچ خروجی نداشته | آخرین خروج مدت‌ها پیش ثبت شده | تبدیل تدریجی به کالای بی‌مصرف |
| موجودی مرده | بعید است دیگر با قیمت عادی فروش برود یا مصرف شود | مدل قدیمی، منقضی یا جایگزین‌شده | زیانی که فقط منتظر ثبت شدن است |
طول «بازه‌ی تعیین‌شده» به نوع کسب‌وکار بستگی دارد. برای کالای مصرفی تند، چند هفته بی‌حرکتی زنگ خطر است؛ برای قطعه‌ی یدکی یک دستگاه گران، ممکن است ماه‌ها خروج نداشتن طبیعی باشد. پس این عدد را مدیر خرید و فروش با هم تعیین می‌کنند، نه نرم‌افزار و نه یک قاعده‌ی کلی.
چرا کالای خواب در انبار گران تمام می‌شود؟
قیمت خرید کالا فقط شروع ماجراست. کالایی که در انبار می‌ماند هر روز هزینه‌ای می‌سازد که در هیچ فاکتوری دیده نمی‌شود:
- پول نقد حبس‌شده: سرمایه‌ای که می‌توانست صرف کالای پرفروش شود، روی قفسه خوابیده است.
- فضایی که اجاره‌اش را می‌دهید: قفسه‌ی پر از کالای بی‌حرکت یعنی کالای پرفروش جای مناسب ندارد و دیرتر برداشت می‌شود.
- کهنگی و انقضا: مدل‌ها عوض می‌شوند، بسته‌بندی‌ها رنگ می‌بازند و کالای تاریخ‌دار به انقضا نزدیک می‌شود.
- کار اضافه در شمارش: هر انبارگردانی باید این اقلام را هم بشمارد، جابه‌جا کند و گزارش کند.
- تصویر غلط از موجودی: ارزش کل موجودی بالا به نظر می‌رسد، در حالی که بخشی از آن عملاً قابل فروش نیست.
به همین دلیل پیدا کردن اقلام راکد فقط یک کار انبارداری نیست؛ تصمیمی مالی است که مستقیماً روی نقدینگی اثر می‌گذارد. نگاه کامل‌تر به این هزینه‌ها را در مقاله‌ی هزینه‌های پنهان انبار آورده‌ایم؛ اینجا تمرکز روی پیدا کردن و اقدام است.
شناسایی کالای کم‌گردش با سابقه گردش کالا
اگر هر ورود و خروج با اسکن و سند ثبت شده باشد، سابقه‌ی هر قلم پیش روی شماست. روال پیشنهادی برای یک بازبینی دستی این است:
- گزارش موجودی فعلی را بگیرید و اقلامی را که موجودی قابل توجه دارند جدا کنید.
- برای هر کدام کاردکس را باز کنید و تاریخ آخرین خروج را ببینید. کاردکس کالا همه‌ی ورودها و خروج‌ها را به ترتیب زمان نشان می‌دهد.
- ورود و خروج را کنار هم بگذارید: قلمی که مدام خریده می‌شود ولی کم خارج می‌شود، احتمالاً سفارش خودکار یا عادتی دارد که باید قطع شود.
- نوع خروج را نگاه کنید: اگر بیشتر خروج‌های یک قلم انتقال بین انبارها بوده، کالا جابه‌جا شده ولی فروش نرفته است.
- نتیجه را در اکسل نگه دارید تا در بازبینی بعدی ببینید وضعیت بهتر شده یا بدتر.
این روش برای ده‌ها قلم جواب می‌دهد، اما وقتی صدها یا هزاران کالا دارید، باز کردن تک‌تک کاردکس‌ها عملی نیست و اینجاست که گزارش تحلیلی به کار می‌آید.
گزارش کالای خواب در نرم افزار انبارداری آوادار
در آوادار، پایه‌ی کار در همه‌ی پلن‌ها یکسان است: داشبورد، گزارش موجودی، گزارش گردش کالا، کاردکس و خروجی اکسل فارسی. یعنی حتی در پلن آغاز هم سابقه‌ی کامل هر قلم را دارید و می‌توانید بازبینی دستی بالا را انجام دهید.
از پلن پیشرو، گزارش‌های تحلیلی اضافه می‌شوند که سه پرسش مهم را مستقیم جواب می‌دهند: کدام اقلام کم‌گردش‌اند، کدام کالاها در خطر انقضا هستند و روند کسری‌ها به کدام سمت می‌رود. به این ترتیب فهرست اقلام کندرو بدون باز کردن تک‌تک کارت‌ها جلوی مدیر قرار می‌گیرد.
در آوادار صنعت پلن سرآمد، یک قدم جلوتر هم می‌روید: تحلیل هزینه‌های پنهان انبار در ۸ دسته؛ موجودی راکد یکی از این دسته‌هاست و هفت دسته‌ی دیگر عبارت‌اند از کالای قرنطینه، کالای منقضی، کالای نزدیک به انقضا، کسری، مازاد، فضا و جابه‌جایی اضافه. برای هر دسته هم یک پیشنهاد عملی ارائه می‌شود.
| ابزار شناسایی | آغاز | پیشرو | سرآمد |
|---|---|---|---|
| کاردکس، گردش کالا، گزارش موجودی، خروجی اکسل | ✓ | ✓ | ✓ |
| گزارش تحلیلی کم‌گردش، ریسک انقضا و روند کسری | — | ✓ | ✓ |
| ردیابی بچ و انقضا و هشدار خروج زودتر کالای نزدیک به انقضا (نسخه‌ی صنعت) | — | ✓ | ✓ |
| تحلیل هزینه‌های پنهان در ۸ دسته با پیشنهاد عملی (نسخه‌ی صنعت) | — | — | ✓ |
برای کالای تاریخ‌دار، ترتیب خروج هم مهم است؛ مقاله‌ی روش‌های FIFO و FEFO این بخش را باز می‌کند. آوادار روی ابر یا روی سرور خود شرکت کار می‌کند و هنگام قطع اینترنت هم اطلاعات قابل مشاهده است.
با کالای راکد چه کنیم؟ اقدام‌های عملی
پیدا کردن فهرست نیمی از کار است. نیم دیگر تصمیم است و این تصمیم برای هر قلم می‌تواند متفاوت باشد. این گزینه‌ها توصیه‌های عمومی‌اند و انتخاب بین آن‌ها با شرایط بازار و قرارداد شما با تأمین‌کننده است:
- توقف سفارش مجدد: ساده‌ترین و فوری‌ترین قدم. تا تکلیف موجودی فعلی روشن نشده، خرید تازه‌ای انجام نشود.
- انتقال به انبار یا شعبه‌ای که فروش دارد: گاهی کالا در یک شهر می‌خوابد و در شهر دیگر طرفدار دارد. انتقال بین انبارها در همه‌ی پلن‌ها ثبت می‌شود.
- بسته‌سازی با کالای پرفروش: قلم کندرو را کنار یک قلم پرفروش و مرتبط پیشنهاد دهید تا هر دو با هم بروند.
- برگشت به تأمین‌کننده: اگر قرارداد اجازه می‌دهد، حتی با کسر بخشی از مبلغ، برگرداندن کالا بهتر از نگه داشتن نامحدود آن است.
- فروش با تخفیف: برای کالایی که مدلش عوض شده، فروش زودتر با قیمت کمتر معمولاً از فروش دیرتر با قیمت خیلی کمتر بهتر است.
- مصرف در تولید یا پروژه: در کارخانه، ماده‌ی اولیه‌ی راکد گاهی در محصول دیگری قابل استفاده است؛ واحد فنی را در تصمیم شریک کنید.
- کنار گذاشتن رسمی: اگر هیچ راهی نماند، کالا را با سند خروج مشخص و تأیید مدیر از موجودی خارج کنید تا ارزش دفتری انبار واقعی شود.
جلوگیری از تکرار؛ سیستم خرید و انبار را چطور تنظیم کنیم؟
کالای راکد معمولاً از یکی از این ریشه‌ها می‌آید: خرید عمده برای گرفتن تخفیف، تکرار سفارش از روی عادت، ورود مدل جدید بدون تصمیم برای مدل قبلی، یا سفارش‌های ویژه‌ای که مشتری هرگز تحویل نگرفت. چند عادت ساده جلوی بیشترشان را می‌گیرد:
- پیش از هر خرید، کاردکس قلم را نگاه کنید؛ نه فقط موجودی فعلی را.
- برای کالای جدیدی که جایگزین مدل قبلی می‌شود، تکلیف موجودی مدل قدیمی را همان روز روشن کنید.
- سفارش‌های ویژه‌ی مشتری را با پیش‌پرداخت یا تعهد کتبی بپذیرید.
- گزارش اقلام کندرو را به جلسه‌ی ماهانه‌ی خرید و فروش بیاورید؛ چیزی که دیده شود، پیگیری می‌شود.
چک‌لیست بازبینی دوره‌ای کالای کم‌گردش
- تعریف کالای کم‌گردش و راکد برای هر گروه کالا مکتوب شده است.
- گزارش کم‌گردش یا بازبینی کاردکس در موعد مشخص انجام می‌شود.
- برای هر قلم راکد یک مسئول و یک تصمیم ثبت شده است.
- سفارش مجدد اقلام راکد متوقف شده است.
- کالاهای نزدیک انقضا جدا پیگیری می‌شوند.
- نتیجه‌ی اقدام‌های دوره‌ی قبل بررسی شده است: فروش رفت، برگشت خورد یا هنوز مانده؟
نگران سوابق گذشته نباشید: داده‌های موجودی که در فایل‌های اکسل یا سیستم پیشین دارید، توسط برساوش به آوادار انتقال داده می‌شود و گستره‌ی این کار را قرارداد و پلن شما روشن می‌کند. معرفی کامل امکانات را در صفحه‌ی نرم افزار انبارداری ببینید.
سوالات متداول
کالای راکد در انبار یعنی چه؟
کالایی که در بازه‌ای که شرکت تعیین کرده هیچ فروش یا مصرفی نداشته است. طول این بازه به نوع کسب‌وکار و کالا بستگی دارد.
فرق کالای کم‌گردش با موجودی مرده چیست؟
کالای کم‌گردش هنوز گاهی فروش می‌رود؛ موجودی مرده کالایی است که بعید است دیگر با قیمت عادی فروش برود، مثل مدل منسوخ یا کالای منقضی.
گزارش کم‌گردش در کدام پلن آوادار است؟
گزارش‌های تحلیلی کالای کم‌گردش، خطر انقضا و روند کسری با پلن پیشرو فعال می‌شوند و در سرآمد هم هستند. کاردکس و گزارش گردش کالا در همه‌ی پلن‌ها هست.
تحلیل هزینه‌های پنهان انبار را کجا می‌توان داشت؟
در آوادار صنعت، پلن سرآمد؛ با ۸ دسته‌ی هزینه از جمله موجودی راکد و پیشنهاد عملی برای هر دسته.
با کالای خواب چه باید کرد؟
اول سفارش مجدد را متوقف کنید، بعد بسته به شرایط بین انتقال به شعبه‌ی دیگر، بسته‌سازی، برگشت به تأمین‌کننده، تخفیف یا مصرف در تولید تصمیم بگیرید.
می‌خواهید فهرست کالای کم‌گردش انبار خودتان را در آوادار ببینید؟ فرم درخواست دمو را پر کنید تا یک جلسه‌ی آشنایی با آوادار برایتان ترتیب داده شود.
