نرم افزار مدیریت شهرک مسکونی و ویلایی؛ راهنمای هیئت مدیره

نرم افزار مدیریت شهرک مسکونی باید ده‌ها بلوک، ویلا و کوچه‌ی پراکنده را مثل یک مجموعه‌ی واحد ببیند: شارژ هر واحد را با روشی منصفانه حساب کند، رزرو امکانات و درخواست تعمیرات را از دفتر هیئت مدیره به گوشی ساکنان بیاورد و تصمیم‌های جمعی را با رأی‌گیری آنلاین شفاف کند. هم‌خونه برای همین کارها ساخته شده است؛ اما سامانه‌ی کنترل درِ ورودی یا قرائت کنتور آب و برق نیست.

در این راهنما سراغ مشکلات واقعی شهرک‌های ویلایی و مجتمع‌های کم‌ارتفاعِ چندبلوکی می‌رویم؛ جاهایی که مدیر برای سر زدن به یک واحد باید چند خیابان را پیاده برود و هیئت مدیره معمولاً از چند همسایه‌ی داوطلب تشکیل شده که شغل اصلی دیگری دارند. بعد می‌بینیم کدام بخش هم‌خونه به کدام مشکل جواب می‌دهد، کدام پلن مناسب است و چه چیزهایی بیرون از نرم‌افزار می‌ماند.

شهرک مسکونی چه فرقی با یک برج دارد؟

در برج همه‌ی واحدها زیر یک سقف‌اند؛ یک لابی، یک موتورخانه و یک تابلوی اعلانات. در شهرک، ساکنان در خانه‌های ویلایی، ردیفی یا بلوک‌های سه‌چهار طبقه‌ی جدا از هم زندگی می‌کنند. فضای سبز، خیابان‌های داخلی، زمین بازی، سالن اجتماعات و گاهی استخر و مهدکودک، مشاعِ همه‌اند اما هر کدام در گوشه‌ای از زمین قرار دارند. این پراکندگی چند پیامد عملی دارد:

• متراژ واحدها تفاوت زیادی دارد؛ یک ویلای دوطبقه کنار یک آپارتمان کوچک، و تقسیم مساوی هزینه‌ها معمولاً اعتراض‌برانگیز است.
• بسیاری از مالکان در شهرک ساکن نیستند و خانه را اجاره داده‌اند؛ پس پیدا کردن صاحب‌تصمیم هر واحد دشوار است.
• اعلامیه‌ی چسبانده‌شده روی یک برد، به ساکن ته شهرک نمی‌رسد.
• نگهبانی و نگهداری فضای سبز سهم بزرگی از هزینه‌هاست و همه از آن استفاده می‌کنند، حتی واحدهای خالی.

دردسرهای روزمره‌ی هیئت مدیره شهرک

اگر عضو هیئت مدیره‌ی یک شهرک باشید، احتمالاً این صحنه‌ها برایتان آشناست:

1. دفترچه‌ی واحدها به‌روز نیست. خانه‌ای فروخته شده، مستأجری رفته و شماره‌ی تماس جدید فقط در گوشی نگهبان است.
2. وصول شارژ درِ خانه به درِ خانه است. کسی باید با فهرست کاغذی بین کوچه‌ها بچرخد یا عکس رسیدهای کارت‌به‌کارت را از چند گروه پیام‌رسان جمع کند.
3. سر نوبت سالن و استخر دعواست. یک خانواده آخر هفته‌ها را از قبل گرفته و بقیه خبر ندارند چه زمانی خالی است.
4. درخواست تعمیر شفاهی گم می‌شود. ساکن خرابی چراغ کوچه را به نگهبان می‌گوید و نگهبان شیفت بعد از آن خبر ندارد.
5. مجمع عمومی به حد نصاب نمی‌رسد. مالکانی که در شهر دیگری زندگی می‌کنند برای یک جلسه نمی‌آیند و تصمیم‌ها ماه‌ها عقب می‌افتد.

نرم افزار مدیریت شهرک ویلایی؛ ثبت بلوک‌ها، کوچه‌ها و واحدها

اولین قدم، داشتن تصویر درستی از خود شهرک است. در هم‌خونه برای هر بلوک و هر واحد، متراژ، طبقه، جای پارک و شمار ساکنان ثبت می‌شود. در شهرکی که بلوک به معنای ساختمان ندارد، بسیاری از مدیران هر فاز یا خیابان را یک بلوک در نظر می‌گیرند تا جست‌وجو و گزارش‌گیری طبیعی‌تر شود؛ این فقط یک شیوه‌ی نام‌گذاری است و به تصمیم خود هیئت مدیره بستگی دارد.

واحدها را می‌توان به سه شکل دید: کارت رنگی (برای اینکه با یک نگاه واحدهای بدهکار یا خالی معلوم شوند)، نقشه‌ی بلوک و جدول. هر واحد پرونده‌ای برای مالک، مستأجر و کارکنانش دارد و سابقه‌ی اینکه چه کسی کِی مالک یا ساکن بوده باقی می‌ماند؛ وقتی ویلایی دست‌به‌دست می‌شود، معلوم است بدهی قبلی متعلق به چه دوره‌ای بوده است. با فیلترهای ازپیش‌ساخته هم می‌شود در چند ثانیه فقط بدهکاران، فقط خوش‌حساب‌ها یا فقط اعضای هیئت مدیره را دید.

شارژ شهرک و مجتمع چند بلوکی را با کدام روش حساب کنیم؟

شش روش محاسبه‌ی شارژ در هم‌خونه پیش‌بینی شده و هیچ‌کدام مخصوص پلن گران‌تر نیست. انتخاب بین آن‌ها تصمیمی جمعی است که بهتر است در مجمع گرفته شود؛ جدول زیر کمک می‌کند بدانید هر روش در یک شهرک کجا به کار می‌آید:

جزئیات این روش‌ها را در مقاله‌ی نحوه محاسبه شارژ ساختمان مفصل‌تر توضیح داده‌ایم. پس از تعیین روش، صدور شارژ ماهانه خودکار است و دو بار یا ناقص ثبت نمی‌شود. ساکن می‌تواند رسید کارت‌به‌کارت ثبت کند تا مدیر تأییدش کند. در پلن پیشرو، پرداخت آنلاین از پرتال و اپ به حساب پذیرنده‌ی خود شهرک اضافه می‌شود؛ یعنی پول مستقیم به حساب مجموعه می‌رود، نه به حساب شخصی یک عضو هیئت مدیره. یادآوری سررسید، جریمه‌ی تأخیر، تشویق پرداخت زودهنگام و شارژ موردی برای هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده (مثلاً آسفالت دوباره‌ی یک خیابان) هم در همین پلن است. برای آشنایی بیشتر، راهنمای پرداخت آنلاین شارژ ساختمان را ببینید.

سامانه رزرو امکانات رفاهی، مهدکودک و استخر شهرک

امکانات رفاهی یکی از دلایل اصلی خرید خانه در شهرک است و همان‌قدر هم منشأ اختلاف. هر سه پلن هم‌خونه اجازه می‌دهند ساکنان سالن اجتماعات و دیگر فضاهای مشاع را آنلاین رزرو کنند و مدیر درخواست را تأیید یا رد کند؛ ساکن زمان دلخواه را درخواست می‌کند و همه می‌بینند چه بازه‌ای پر است.

شهرک‌هایی که مهدکودک، باشگاه یا استخر دارند در پلن پیشرو ابزار بیشتری می‌گیرند: تعریف سانس، ظرفیت هر سانس و قوانین خاص هر مکان، و صدور خودکار شهریه برای کسانی که ثبت‌نام کرده‌اند. این کار مسئله‌ی همیشگی «چرا کسی که استخر نمی‌رود باید هزینه‌اش را بدهد» را با جدا کردن شهریه از شارژ عمومی، قابل‌حل‌تر می‌کند؛ البته اینکه چه بخشی از هزینه‌ها از شارژ و چه بخشی از شهریه تأمین شود، تصمیم مجمع است.

نرم افزار هیئت مدیره شهرک؛ نقش‌ها، نگهبان و رأی‌گیری

در شهرک افراد زیادی با اطلاعات کار دارند اما نباید همه‌چیز را ببینند. هم‌خونه برای مدیر، اعضای هیئت مدیره، حسابدار، مالکان، مستأجران و نگهبان‌ها نقش‌های متفاوت تعریف کرده است و اگر لازم باشد، مدیر فقط یکی از اختیارات یک فرد مشخص را برمی‌دارد. ورود هر کس با شماره‌ی همراه خودش و یک کد پیامکی انجام می‌شود.

• درخواست تعمیرات: ساکن خرابی را ثبت می‌کند و مسیر پیگیری تا انجام کار معلوم است؛ دیگر به حافظه‌ی شیفت نگهبانی وابسته نیستید. (همه‌ی پلن‌ها)
• نظرسنجی و رأی‌گیری آنلاین: نتیجه شفاف و زنده نمایش داده می‌شود و مالکی که در شهر دیگری است هم می‌تواند نظر بدهد. (همه‌ی پلن‌ها) برای آماده‌سازی جلسه، راهنمای برگزاری مجمع عمومی ساختمان را بخوانید.
• اطلاعیه‌ی پیامکی: برای همه یا گروهی خاص، مثلاً فقط ساکنان یک فاز. ارسال پیامک فقط به بدهکاران یا فقط به مالکان یا مستأجران، از پیشرو به بعد فعال است.
• تخلفات و دبیرخانه: ثبت تخلف، اخطار رسمی چاپی و آرشیو صورت‌جلسات و نامه‌ها در پلن پیشرو.
• اپ اندروید ساکن: در پلن پیشرو ساکن همان لحظه از صدور شارژ، تأیید شدن پرداختش یا اعلام نتیجه‌ی رأی باخبر می‌شود؛ پرتال تحت وب ساکنان را هر سه پلن دارند.

کدام پلن هم‌خونه برای شهرک شما مناسب است؟

یک قاعده‌ی ساده: شهرک‌های کوچک ویلایی تا ۳۰ واحد با آغاز شروع می‌کنند. بیشتر شهرک‌ها که امکانات رفاهی و ساکنان زیاد دارند به پیشرو نیاز دارند، چون پرداخت آنلاین و شهریه‌ی استخر و مهدکودک آنجاست. اگر شهرک بیش از ۳۰۰ واحد دارد یا چند فاز با هیئت مدیره‌ها و حساب‌های جدا زیر نظر یک شرکت مدیریت اداره می‌شوند، سرآمد انتخاب منطقی است. مقایسه‌ی کامل را در صفحه‌ی نرم‌افزار مدیریت ساختمان ببینید.

هم‌خونه چه کارهایی را در شهرک انجام نمی‌دهد؟

هم‌خونه این کارها را انجام نمی‌دهد:

• کنترل ورود و خروج خودرو یا افراد در درِ شهرک و باز کردن راهبند.
• تصویربرداری و نظارت تصویری بر محوطه.
• قرائت کنتور آب، برق یا گاز و تقسیم قبض بر اساس مصرف واقعی هر واحد.
• برنامه‌ریزی سرویس دوره‌ای پمپ‌ها، چاه‌ها یا تأسیسات استخر.

هزینه‌ی این کارها را اما می‌توانید در حساب شهرک ثبت و با شارژ میان واحدها پخش کنید.

راه‌اندازی برنامه مدیریت شهرک؛ چک‌لیست شروع

1. فهرست فازها، بلوک‌ها و واحدها را با متراژ و پارکینگ آماده کنید.
2. شماره‌ی موبایل مالک و ساکن هر واحد را جمع کنید؛ ورود همه با همین شماره است.
3. روش شارژ را در مجمع تصویب کنید تا بعداً محل بحث نشود.
4. اگر پیشرو یا سرآمد دارید، حساب پذیرنده‌ی شهرک را برای پرداخت آنلاین آماده کنید.
5. قوانین سالن، استخر و مهدکودک را بنویسید و در سیستم تعریف کنید.

فهرست واحدها و بدهی‌های قبلی شهرک اگر در فایل اکسل یا برنامه‌ی دیگری مانده باشد، کارشناسان برساوش آن را به هم‌خونه می‌آورند؛ گستره‌ی این کار را پلن انتخابی و متن قرارداد روشن می‌کند. ورود اطلاعات اولیه‌ی ساختمان هم جزو پشتیبانی پلن پیشرو آمده است.

سوالات متداول

آیا هم‌خونه برای شهرک ویلایی بدون بلوک آپارتمانی هم مناسب است؟

بله. واحدها با متراژ، پارکینگ و تعداد ساکن ثبت می‌شوند و می‌توانید هر خیابان یا فاز را یک بلوک بنامید؛ شارژ متراژی یا ترکیبی برای ویلاها رایج‌تر است.

شهرک ما ۴۵۰ واحد دارد؛ کدام پلن لازم است؟

سقف پیشرو ۳۰۰ واحد است، پس برای ۴۵۰ واحد پلن سرآمد با واحد نامحدود مناسب است.

پول پرداخت آنلاین شارژ به حساب چه کسی واریز می‌شود؟

به حساب پذیرنده‌ی خود شهرک، از طریق درگاه زرین‌پال یا سامان. این امکان از پلن پیشرو در دسترس است.

نگهبان شهرک به چه اطلاعاتی دسترسی دارد؟

نگهبان نقش جداگانه دارد و مدیر می‌تواند هر دسترسی خاصی را از او بگیرد؛ کنترل درِ ورودی و راهبند اما جزو هم‌خونه نیست.

آیا رأی‌گیری هیئت مدیره در پلن آغاز هم هست؟

بله. هر سه پلن امکان برگزاری نظرسنجی و رأی آنلاین را دارند و شمارش آرا همان لحظه دیده می‌شود.

برای دیدن هم‌خونه از نزدیک و پرسیدن سؤال‌های شهرک خودتان، از صفحه‌ی هم‌خونه درخواست دمو بدهید تا کارشناسان برساوش با شما تماس بگیرند.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار مدیریت ساختمان چیست و چه امکاناتی دارد؟
• بهترین نرم‌افزار مدیریت ساختمان را چگونه انتخاب کنیم؟ راهنمای انتخاب (۱۴۰۵)
• بهترین روش مدیریت شارژ ساختمان و مجتمع‌های مسکونی

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در اصفهان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در تهران
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در مشهد
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در شیراز
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در تبریز
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در کرج
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در اهواز
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در قم
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در کرمان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در رشت
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در اراک
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در کرمانشاه
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در یزد
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در قزوین
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در ارومیه
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در بندرعباس
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در همدان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در زنجان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در اردبیل
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سنندج
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در خرم‌آباد
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در گرگان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در ساری
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در بوشهر
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در بیرجند
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سمنان
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در یاسوج
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در شهرکرد
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در ایلام
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در بجنورد
• نرم‌افزار مدیریت ساختمان در زاهدان