دبیرخانه نامه‌های وارده و صادره کارخانه؛ ثبت کنار سفارش

دبیرخانه نامه‌های وارده و صادره کارخانه وقتی درست کار می‌کند که هر نامه کنار سفارش، مشتری یا تأمین‌کننده‌ی مربوطش ثبت شود، مسئول پاسخ و مهلت داشته باشد و فقط افراد مجاز آن را ببینند. دفتر کاغذی اندیکاتور فقط می‌گوید نامه رسیده؛ نمی‌گوید به کدام سفارش ربط دارد و الان دست کیست.

یک صحنه‌ی آشنا (فرضی): مشتری با نامه‌ی رسمی خبر می‌دهد که جنس یکی از قطعات سفارشش باید عوض شود. نامه در دفتر دبیرخانه شماره می‌خورد، روی میز مدیر فروش می‌رود و همان‌جا زیر پرونده‌های دیگر می‌ماند. دو هفته بعد قطعه با جنس قبلی تولید شده و مشتری به نامه‌ی خودش استناد می‌کند. این مقاله درباره‌ی همین اتصال است: اینکه چطور مکاتبات کارخانه را طوری ثبت و بایگانی کنید که هر نامه سرنوشت روشنی داشته باشد. اگر دنبال تعریف کلی و مزایای عمومی خودکارسازی کارهای اداری هستید، مقاله‌ی اتوماسیون اداری را ببینید؛ تمرکز این نوشته روی نامه‌هایی است که به سفارش و تولید گره خورده‌اند.

چرا نامه‌های کارخانه در دفتر کاغذی دبیرخانه گم می‌شوند؟

در یک شرکت خدماتی، نامه معمولاً یک گیرنده و یک پاسخ دارد. در کارخانه ماجرا فرق می‌کند: یک نامه‌ی مشتری ممکن است هم به فروش مربوط باشد، هم به مهندسی، هم به برنامه‌ریزی تولید. دفتر اندیکاتور برای چنین مسیری ساخته نشده است. نقطه‌های شکست معمولاً این‌هاست:

• شماره‌ی نامه بی‌ربط به شماره‌ی سفارش: در دفتر فقط «نامه‌ی شماره‌ی فلان از شرکت فلان» ثبت می‌شود و کسی که پرونده‌ی سفارش را باز می‌کند، از وجود آن نامه خبر ندارد.
• رونوشت‌های کاغذی بی‌صاحب: برای اینکه همه در جریان باشند، از نامه کپی می‌گیرند. حالا چند نسخه هست و معلوم نیست کدام واحد باید اقدام کند.
• پاسخ بدون مهلت: در دفتر ستونی برای «تا کی باید جواب بدهیم» نیست یا اگر هست، کسی آن را مرور نمی‌کند.
• جست‌وجوی دستی: وقتی مدیر می‌پرسد «تأمین‌کننده درباره‌ی تأخیر ورق چه نوشته بود؟»، یک نفر باید دفتر را ورق بزند و از کلاسورها نامه را بیرون بکشد.
• نامه‌ی صادره‌ی ثبت‌نشده: کارشناس خرید از روی سیستم خودش نامه‌ای می‌فرستد و هیچ‌وقت به دبیرخانه نمی‌رسد؛ بعدها کسی نمی‌داند کارخانه دقیقاً چه تعهدی داده است.

نامه‌های وارده و صادره‌ی یک کارخانه معمولاً چه نوع‌هایی دارند؟

قبل از اینکه درباره‌ی نرم‌افزار تصمیم بگیرید، فهرست نامه‌هایی را که واقعاً رد و بدل می‌شود بنویسید. جدول زیر یک دسته‌بندی نمونه است؛ کارخانه‌ی شما ممکن است ردیف‌های دیگری هم داشته باشد:

نکته‌ی مهم این جدول ستون سوم است. اکثر نامه‌های یک کارخانه‌ی سفارشی به یک سفارش، یک مشتری یا یک تأمین‌کننده تعلق دارند. پس منطقی است که در همان جایی ثبت شوند که آن سفارش و مشتری و تأمین‌کننده ثبت شده‌اند.

ثبت نامه وارده و صادره: چه اطلاعاتی برای هر نامه لازم است؟

این چک‌لیست را برای طراحی فرم دبیرخانه یا بازنگری روش فعلی به کار ببرید:

1. شماره و تاریخ ثبت: شماره‌ی داخلی کارخانه، جدا از شماره‌ای که فرستنده روی نامه زده است.
2. طرف مکاتبه: نام مشتری، تأمین‌کننده یا سازمان، دقیقاً همان‌طور که در بانک اطلاعات کارخانه ثبت شده تا بعداً قابل پیدا کردن باشد.
3. موضوع روشن: به‌جای «پیرو مذاکرات»، بنویسید «درخواست تغییر جنس قطعه‌ی فلان در سفارش فلان».
4. شماره‌ی سفارش یا قطعه: اگر نامه به سفارشی مربوط است، شماره‌اش در موضوع یا شرح بیاید.
5. مسئول اقدام: یک نفر یا یک نقش، نه «همه‌ی واحدها».
6. مهلت پاسخ: حتی برای نامه‌هایی که پاسخ کتبی نمی‌خواهند، تاریخی برای بررسی تعیین کنید.
7. سطح دسترسی: نامه‌ی قیمت‌گذاری یا مالی لازم نیست جلوی چشم همه باشد.
8. ارجاع به نامه‌ی قبلی: اگر پاسخ یا پیرو نامه‌ی دیگری است، رشته‌ی مکاتبه حفظ شود.

عادت چهارم از همه کم‌هزینه‌تر و اثرگذارتر است. وقتی شماره‌ی سفارش در عنوان نامه بیاید، هر کسی که بعداً آن سفارش را دنبال می‌کند، رشته‌ی نامه‌ها را هم پیدا می‌کند.

نرم افزار دبیرخانه جدا یا دبیرخانه داخل سیستم کارخانه؟

بسیاری از کارخانه‌ها برای مکاتبات یک برنامه‌ی جداگانه دارند و برای فروش و خرید و انبار برنامه‌ی دیگری. این دو راه در عمل این تفاوت‌ها را دارند:

برنامه‌ی مستقل برای سازمانی که مکاتباتش ربطی به سفارش ندارد کافی است. اما در کارخانه‌ای که نامه‌ها دنباله‌ی استعلام، سفارش و خرید هستند، جدا بودن این دو یعنی همیشه یک نفر باید اطلاعات را بین دو جا جابه‌جا کند.

بایگانی نامه‌های اداری کارخانه: چه کسی کدام نامه را ببیند؟

بایگانی دیجیتال فقط نگه‌داشتن نامه نیست؛ تعیین این هم هست که چه کسی به آن دسترسی دارد. چند قاعده‌ی عملی:

• مسئول دبیرخانه همه‌ی نامه‌ها را ثبت می‌کند، اما لازم نیست محتوای همه‌ی نامه‌های مالی را بخواند.
• هر واحد نامه‌های مربوط به کار خودش را می‌بیند؛ مثلاً خرید مکاتبات تأمین‌کنندگان را.
• نامه‌های قیمت و قرارداد به مدیریت و مالی محدود شوند.
• مدیر کارخانه نمای کلی همه‌ی نامه‌های منتظر پاسخ را داشته باشد، بدون اینکه مجبور باشد تک‌تک بپرسد.

این تفکیک وقتی پایدار می‌ماند که بر اساس نقش تعریف شود، نه بر اساس افراد. وقتی کارشناسی جابه‌جا می‌شود، کافی است نقشش عوض شود.

پیگیری پاسخ نامه‌ها با کارتابل و گزارش کارهای عقب‌افتاده

بخش سخت دبیرخانه ثبت نیست؛ پیگیری است. دو ابزار در این مرحله کمک می‌کنند. اول کارتابلی که کارهای منتظر تصمیم هر نفر را با مهلت هر مورد نشان دهد؛ مثلاً اگر نامه‌ی مشتری باعث بازنگری یک سفارش شده، تأیید آن بازنگری همان‌جا منتظر می‌ماند. دوم گزارشی که کارهای عقب‌افتاده را فهرست کند تا مدیر در جلسه‌ی هفتگی به‌جای «کسی پیگیری کرد؟» بپرسد «چرا این سه مورد از مهلت گذشته؟».

برای اینکه پاسخ صادره هم بی‌صاحب نماند، یک قاعده بگذارید: هیچ نامه‌ای به نام کارخانه بیرون نمی‌رود مگر اینکه در دبیرخانه شماره گرفته باشد و امضای کاربر صادرکننده پایش ثبت شده باشد.

دبیرخانه در سامانه داتا؛ چه امکاناتی و در کدام پلن؟

داتا، ERP کارخانه‌ای برساوش، واحدهای فروش، مهندسی، تدارکات، انبار، سالن تولید، کنترل کیفیت و حسابداری را در یک سامانه کنار هم می‌آورد. این سامانه روی سرور خود کارخانه نصب می‌شود؛ بنابراین نامه‌ها و اسناد از شبکه‌ی داخلی بیرون نمی‌روند و اگر اینترنت قطع شود، دبیرخانه همچنان کار می‌کند. کاربران با مرورگر از رایانه یا تبلت وارد می‌شوند. آنچه به این موضوع مربوط است:

• دبیرخانه‌ی نامه‌های وارده و صادره در کنار بانک مشتریان، تأمین‌کنندگان و سفارش‌ها.
• جست‌وجوی سراسری؛ کافی است شماره‌ی سفارش، اسم مشتری یا کد قطعه را بنویسید تا به پرونده‌ای که نامه به آن تعلق دارد برسید.
• کارتابل یکپارچه‌ی تأییدها که برای هر مورد مهلت جداگانه دارد، به‌علاوه‌ی داشبوردی برای هر نقش که تصمیم‌های معطل را نشان می‌دهد.
• گزارش کارهای عقب‌افتاده برای مرور مواردی که از موعد گذشته‌اند.
• امضای دیجیتال هر کاربر روی اسناد تا معلوم باشد هر سند را چه کسی امضا کرده است.
• نقش جداگانه برای هر کاربر، تا نامه‌های قیمت و قرارداد فقط به مدیریت و مالی برسد.

پس اگر دبیرخانه برایتان مهم است، از پلن پیشرو شروع کنید؛ پلن آغاز برای نظم‌دادن به فروش، خرید و انبار طراحی شده است. برای شناخت کامل‌تر امکانات، صفحه‌ی نرم‌افزار ERP و حسابداری کارخانه را ببینید.

راه‌اندازی دبیرخانه کارخانه در شش گام

1. فهرست نوع نامه‌ها: با کمک جدول بالا، نوع نامه‌ها و واحد مسئول هر کدام را مشخص کنید.
2. قرارداد عنوان‌نویسی: توافق کنید شماره‌ی سفارش و نام طرف مکاتبه همیشه در عنوان بیاید.
3. تعریف نقش‌ها: مسئول دبیرخانه، کارشناسان هر واحد و مدیرانی که نمای کلی می‌خواهند.
4. انتقال سوابق: اگر سابقه‌ی نامه‌ها را تا امروز در فایل اکسل یا برنامه‌ی دیگری نگه داشته‌اید، انتقال آن به سامانه‌ی جدید را تیم برساوش انجام می‌دهد و حدود این انتقال در قرارداد نوشته می‌شود.
5. مهلت پیش‌فرض: برای هر نوع نامه یک مهلت بررسی معقول تعیین کنید.
6. مرور هفتگی: گزارش کارهای عقب‌افتاده را در جلسه‌ی هفتگی مدیران مرور کنید تا عادت پیگیری جا بیفتد.

نامه‌های مشتری معمولاً از همان مرحله‌ی استعلام شروع می‌شوند؛ مسیر کامل آن را در مقاله‌ی از استعلام فروش تا سفارش مرور کرده‌ایم. و اگر می‌خواهید بدانید تأییدها و امضاها چطور در همین سامانه ثبت می‌شوند، راهنمای امضای دیجیتال و کارتابل تأیید اسناد را ببینید.

سوالات متداول

دبیرخانه نامه‌های وارده و صادره در داتا در کدام پلن هست؟

دبیرخانه در پلن‌های پیشرو و سرآمد داتا وجود دارد. امضای دیجیتال کاربران روی اسناد هم از پلن پیشرو به بعد فعال است.

آیا می‌توانم نامه‌های مربوط به یک سفارش را از روی شماره‌ی سفارش پیدا کنم؟

جست‌وجوی سراسری داتا با شماره سفارش، نام مشتری یا قطعه کار می‌کند و چون دبیرخانه در همان سامانه است، اگر شماره‌ی سفارش را در عنوان نامه بنویسید، رسیدن به نامه‌های آن سفارش ساده می‌شود.

همه‌ی کاربران به همه‌ی نامه‌ها دسترسی دارند؟

نه. برای هر کاربر نقش و سطح دسترسی تعریف می‌شود و هر کس فقط نامه‌ها و اسنادی را می‌بیند که به حوزه‌ی کار خودش مربوط است.

نامه‌های قدیمی‌مان را که در اکسل فهرست کرده‌ایم چه کنیم؟

فهرست‌های موجود در اکسل یا برنامه‌ای که پیش‌تر استفاده می‌کردید، توسط تیم برساوش به داتا منتقل می‌شود. گستره‌ی انتقال را موقع بستن قرارداد و انتخاب پلن با هم مشخص می‌کنیم.

آیا نامه‌ها و اسناد روی اینترنت نگهداری می‌شوند؟

خیر. محل نگهداری اطلاعات داتا سرور خودتان در کارخانه است و کار با سامانه به اتصال اینترنت وابسته نیست.

اگر می‌خواهید ببینید دبیرخانه، کارتابل تأیید و جست‌وجوی سراسری در کنار سفارش‌های واقعی کارخانه‌تان چه شکلی پیدا می‌کند، فرم درخواست دموی داتا را تکمیل کنید؛ همکاران ما برای هماهنگی جلسه‌ی نمایش با شما تماس می‌گیرند.

پیشنهاد مطالعه

• ERP چیست؟ راهنمای کامل نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی
• نرم‌افزار ERP ایرانی؛ راهنمای انتخاب و مزایا برای کسب‌وکارها
• چگونه بهترین نرم‌افزار ERP را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟

راهنمای کامل: نرم افزار ERP

نرم‌افزار ERP در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار ERP در اصفهان
• نرم‌افزار ERP در تهران
• نرم‌افزار ERP در مشهد
• نرم‌افزار ERP در شیراز
• نرم‌افزار ERP در تبریز
• نرم‌افزار ERP در کرج
• نرم‌افزار ERP در اهواز
• نرم‌افزار ERP در قم
• نرم‌افزار ERP در کرمان
• نرم‌افزار ERP در رشت
• نرم‌افزار ERP در اراک
• نرم‌افزار ERP در کرمانشاه
• نرم‌افزار ERP در یزد
• نرم‌افزار ERP در قزوین
• نرم‌افزار ERP در ارومیه
• نرم‌افزار ERP در بندرعباس
• نرم‌افزار ERP در همدان
• نرم‌افزار ERP در زنجان
• نرم‌افزار ERP در اردبیل
• نرم‌افزار ERP در سنندج
• نرم‌افزار ERP در خرم‌آباد
• نرم‌افزار ERP در گرگان
• نرم‌افزار ERP در ساری
• نرم‌افزار ERP در بوشهر
• نرم‌افزار ERP در بیرجند
• نرم‌افزار ERP در سمنان
• نرم‌افزار ERP در یاسوج
• نرم‌افزار ERP در شهرکرد
• نرم‌افزار ERP در ایلام
• نرم‌افزار ERP در بجنورد
• نرم‌افزار ERP در زاهدان