میز اسکن انبار؛ طراحی باجه پذیرش و تحویل بار با اسکنر

میز اسکن انبار باجه‌ای است که هر بسته در آن با یک اسکن پذیرفته، ارسال یا تحویل داده می‌شود تا هیچ مرسوله‌ای بدون ردِ ثبت‌شده جابه‌جا نشود. در آوادار بارنما، ویرایش ویژه‌ی باربری و لجستیک، میز اسکن، ثبت گروهی بسته‌های هر محموله و تابلوی «در مسیر» بدون استثنا در پلن‌های آغاز، پیشرو و سرآمد فعال است.

در بیشتر شرکت‌های باربری و انبارهای توزیع، شلوغ‌ترین نقطه همان پیشخوانی است که بار از آن وارد و خارج می‌شود. راننده منتظر است، فرستنده عجله دارد و چند کارتن هم‌شکل روی زمین مانده‌اند. اگر در این چند دقیقه یک بسته جا بماند یا اشتباه برچسب بخورد، خطایش تا مقصد همراه بار می‌رود. این راهنما درباره‌ی رهگیری از دید مشتری نیست؛ درباره‌ی طراحی خودِ باجه است: چیدمان، ترتیب کار، نقش آدم‌ها پشت میز و اینکه نرم افزار میز اسکن در هر لحظه چه چیزی را باید ثبت کند.

میز اسکن انبار چیست و چه فرقی با یک پیشخوان معمولی دارد؟

پیشخوان معمولی جایی است که بار تحویل گرفته می‌شود و کسی در دفتری می‌نویسد «سه کارتن از آقای فلانی». میز اسکن همان کار را می‌کند، با این تفاوت که هر بسته پیش از آنکه از دست متصدی رد شود، یک بار خوانده می‌شود و وضعیتش در سامانه عوض می‌شود. نتیجه این است که در هر لحظه می‌دانید چه چیزی پذیرفته شده، چه چیزی منتظر ارسال است و چه چیزی به دست گیرنده رسیده.

در عمل سه کار متفاوت پشت یک میز انجام می‌شود و بهتر است از روز اول آن‌ها را از هم جدا ببینید:

• پذیرش: بار از فرستنده یا از شعبه‌ی دیگر می‌رسد و باید شناسنامه بگیرد.
• ارسال: بسته‌ها به راننده یا حامل سپرده می‌شوند و مسئولیتشان دست‌به‌دست می‌شود.
• تحویل: بار به گیرنده‌ی نهایی می‌رسد و پرونده‌اش بسته می‌شود.

آوادار بارنما برای هر سه مرحله، پذیرش و ارسال و تحویل سریع با اسکنر را در نظر گرفته است. اسکن هم با اسکنر بارکد انجام می‌شود و هم با گوشی؛ اگر برچسبی آسیب دیده باشد، ورود دستی هم ممکن است.

چیدمان باجه تحویل بار؛ چهار ناحیه که نباید قاطی شوند

هیچ نرم‌افزاری جای یک چیدمان منطقی را نمی‌گیرد. پیشنهاد زیر از تجربه‌ی عمومی انبارهای توزیع آمده و باید با فضای شما تطبیق داده شود:

قاعده‌ی ساده‌ای که بیشتر خطاها را حذف می‌کند این است: هر بار که بسته از یک ناحیه به ناحیه‌ی بعد می‌رود، یک اسکن. اگر جایی بسته بدون اسکن جابه‌جا شود، همان‌جا یک نقطه‌ی کور ساخته‌اید.

پذیرش بار با اسکنر؛ ثبت یک محموله‌ی چندبسته‌ای قدم به قدم

فرض کنید (فرضی) یک فروشگاه لوازم خانگی هفت کارتن را برای یک گیرنده در شهر دیگر می‌آورد. روال پیشنهادی در آوادار بارنما این است:

1. ثبت محموله: متصدی یک محموله برای این فرستنده و گیرنده باز می‌کند.
2. ثبت گروهی بسته‌ها: به‌جای هفت ثبت جداگانه، هر هفت بسته یک‌جا زیر همان محموله ثبت می‌شوند.
3. چاپ برچسب هر بسته: برای هر کارتن یک برچسب بارکد یا QR جدا چاپ می‌شود؛ قالب‌های آماده‌ی برچسب این کار را کوتاه می‌کنند.
4. اسکن تأیید: هر برچسب پس از چسباندن یک بار خوانده می‌شود تا مطمئن شوید برچسب درست روی کارتن درست نشسته است.
5. انتقال به قفسه‌ی انتظار: بسته‌ها در جای مقصد خودشان قرار می‌گیرند.

مزیت ثبت گروهی فقط سرعت نیست. وقتی هفت بسته زیر یک محموله‌اند، اگر در مقصد فقط شش بسته اسکن شود، کمبود همان لحظه پیداست؛ نه یک هفته بعد که فرستنده تماس می‌گیرد. برای انتخاب نوع برچسب و چاپگر، راهنمای چاپ برچسب بارکد را ببینید.

ثبت ورود و خروج مرسوله با بارکد؛ راننده و حامل را فراموش نکنید

لحظه‌ی ارسال، لحظه‌ی دست‌به‌دست شدن مسئولیت است. اگر بعداً بسته‌ای گم شود، اولین سؤال این است که آخرین بار دست چه کسی بوده. به همین دلیل در آوادار بارنما همراه ارسال، راننده و حامل هم ثبت می‌شوند و بار روی تابلوی «در مسیر» می‌نشیند.

تابلوی «در مسیر» برای تیم داخلی است: سرپرست با یک نگاه می‌بیند کدام محموله‌ها از باجه خارج شده‌اند و هنوز تحویل نشده‌اند. پیشنهاد عملی این است که پیش از حرکت هر خودرو، متصدی همه‌ی بسته‌های بارگیری‌شده را یکی‌یکی اسکن کند؛ بسته‌ای که در قفسه‌ی انتظار مانده اما باید سوار می‌شد، همین‌جا پیدا می‌شود.

دقت کنید که بارنما ابزار مسیریابی یا محاسبه‌ی کرایه نیست. کار آن ثبت دقیق جابه‌جایی بار و مسئول هر مرحله است.

تحویل به گیرنده و بستن پرونده‌ی بسته

در مقصد، تحویل هم با اسکن بسته ثبت می‌شود و گیرنده روی برگه‌ی تحویل امضا می‌کند؛ امضای گیرنده در اسناد ورود، خروج و انتقال در همه‌ی پلن‌های آوادار هست. این امضا همان مدرکی است که در اختلاف‌های بعدی به آن استناد می‌کنید.

یک امکان دیگر هم به کار باجه می‌آید، هرچند خود متصدی با آن کار نمی‌کند: رهگیری عمومی مرسوله. گیرنده بی‌آنکه حساب کاربری داشته باشد، با کد مخصوص همان مرسوله از وضعیت بار باخبر می‌شود و چیز دیگری از اطلاعات شرکت به او نشان داده نمی‌شود. این امکان از پلن پیشرو فعال است و معمولاً تماس‌های «بارم کجاست» را از روی میز متصدی برمی‌دارد. اصول کلی رهگیری را در مقاله‌ی سیستم رهگیری مرسوله توضیح داده‌ایم و نکات تحویل آخرین مرحله را در مدیریت پیک و تحویل.

چند شعبه، چند متصدی؛ هر کس فقط بار خودش

وقتی شرکت چند شعبه دارد، یک خطر جدی پیش می‌آید: متصدی شعبه‌ی الف بسته‌ی شعبه‌ی ب را تحویل بگیرد یا جابه‌جا کند. در آوادار بارنما هر شعبه و هر اپراتور فقط بار انبار خودش را می‌بیند و جابه‌جا می‌کند، و این جدایی در خود داده‌ها اعمال می‌شود، نه فقط در ظاهر صفحه. نقش‌های مدیر، سرپرست و اپراتور هم کمک می‌کنند پشت باجه هر کس فقط کار خودش را انجام دهد؛ هر تغییر هم در سامانه ثبت می‌شود.

تعداد شعبه‌ها به پلن بستگی دارد: آغاز برای یک انبار، پیشرو تا پنج انبار یا شعبه و سرآمد برای شعبه‌های نامحدود با تفکیک کامل.

کدام پلن برنامه میز اسکن آوادار بارنما برای شما مناسب است؟

بارنما عمداً ساده نگه داشته شده است؛ بخش‌های مالی، تولید، گارانتی و باشگاه مشتریان که به کار حمل‌ونقل نمی‌آیند در این نسخه نیستند. سامانه را می‌توانید روی میزبانی برساوش یا روی سرور خود شرکت اجرا کنید و اطلاعات حتی هنگام قطع اینترنت قابل مشاهده می‌ماند. اگر سابقه‌ی بارها هنوز در فایل اکسل یا برنامه‌ی قدیمی است، انتقال این اطلاعات در بسته‌ی پشتیبانی پلن سرآمد آمده و دامنه‌اش در قرارداد مشخص می‌شود.

چک‌لیست راه‌اندازی سیستم میز اسکن در هفته‌ی اول

• چهار ناحیه‌ی ورودی، ثبت، انتظار و تحویل را روی زمین علامت بزنید.
• برای هر مقصد یا شعبه یک جای ثابت در قفسه‌ی انتظار تعیین کنید.
• یک اسکنر و یک چاپگر برچسب را کنار میز ثبت بگذارید و یک گوشی پشتیبان هم آماده نگه دارید.
• قالب برچسب را یک بار آزمایش کنید تا از فاصله‌ی معمول کار به‌راحتی خوانده شود.
• قانون «هر جابه‌جایی، یک اسکن» را برای همه‌ی متصدی‌ها توضیح دهید.
• نام راننده و حامل را برای هر ارسال الزامی بدانید، حتی وقتی عجله است.
• هر روز پیش از تعطیلی، تابلوی «در مسیر» را با سرپرست مرور کنید.

سوالات متداول

میز اسکن در آوادار بارنما در کدام پلن هست؟

هر سه پلن آن را دارند و محدود به پلن خاصی نیست. محموله و تابلوی «در مسیر» هم در همه‌ی پلن‌ها وجود دارد.

برای پذیرش بار حتماً به اسکنر نیاز داریم؟

نه. اسکن با اسکنر یا گوشی انجام می‌شود و برای برچسب آسیب‌دیده ورود دستی هم ممکن است؛ برای باجه‌ی شلوغ، اسکنر سریع‌تر است.

می‌شود بسته‌های یک محموله را یک‌جا ثبت کرد؟

بله. بسته‌های هر محموله به‌صورت گروهی ثبت می‌شوند و برای هر بسته برچسب جدا چاپ می‌شود.

گیرنده می‌تواند وضعیت بارش را خودش ببیند؟

بله، از پلن پیشرو. گیرنده فقط با کد مخصوص مرسوله‌ی خودش، بدون ساختن حساب کاربری، وضعیت همان بار را می‌بیند.

آیا بارنما مسیر راننده یا کرایه را حساب می‌کند؟

خیر. بارنما پذیرش، ارسال، تحویل و مسئول هر مرحله را ثبت می‌کند؛ مسیریابی و محاسبه‌ی کرایه جزو امکانات آن نیست.

می‌خواهید روال باجه‌ی خودتان را روی آوادار بارنما ببینید؟ درخواست دموی آزمایشی آوادار بارنما را ثبت کنید تا کارشناسان برساوش هماهنگ کنند.

پیشنهاد مطالعه

• نرم‌افزار انبارداری چیست و چرا هر کسب‌وکاری به آن نیاز دارد؟
• بهترین نرم‌افزار انبارداری برای کسب‌وکار شما؛ راهنمای انتخاب و مقایسه (۱۴۰۵)
• انبارگردانی چیست؟ آموزش کامل و کاربردی

راهنمای کامل: نرم افزار انبارداری

نرم‌افزار انبارداری در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

• نرم‌افزار انبارداری در اصفهان
• نرم‌افزار انبارداری در تهران
• نرم‌افزار انبارداری در مشهد
• نرم‌افزار انبارداری در شیراز
• نرم‌افزار انبارداری در تبریز
• نرم‌افزار انبارداری در کرج
• نرم‌افزار انبارداری در اهواز
• نرم‌افزار انبارداری در قم
• نرم‌افزار انبارداری در کرمان
• نرم‌افزار انبارداری در رشت
• نرم‌افزار انبارداری در اراک
• نرم‌افزار انبارداری در کرمانشاه
• نرم‌افزار انبارداری در یزد
• نرم‌افزار انبارداری در قزوین
• نرم‌افزار انبارداری در ارومیه
• نرم‌افزار انبارداری در بندرعباس
• نرم‌افزار انبارداری در همدان
• نرم‌افزار انبارداری در زنجان
• نرم‌افزار انبارداری در اردبیل
• نرم‌افزار انبارداری در سنندج
• نرم‌افزار انبارداری در خرم‌آباد
• نرم‌افزار انبارداری در گرگان
• نرم‌افزار انبارداری در ساری
• نرم‌افزار انبارداری در بوشهر
• نرم‌افزار انبارداری در بیرجند
• نرم‌افزار انبارداری در سمنان
• نرم‌افزار انبارداری در یاسوج
• نرم‌افزار انبارداری در شهرکرد
• نرم‌افزار انبارداری در ایلام
• نرم‌افزار انبارداری در بجنورد
• نرم‌افزار انبارداری در زاهدان