نرم افزار شرکت مدیریت ساختمان؛ مدیریت چند ساختمان از یک حساب
نرم افزار شرکت مدیریت ساختمان باید اجازه دهد چند ساختمان را از یک حساب اداره کنید، در حالی که شارژ، صندوق و ساکنان هر ساختمان کاملاً از هم جدا می‌مانند. در هم‌خونه این کار در پلن سرآمد ممکن است و هشدار انقضای بیمه‌ها و قراردادها هم کنارش می‌آید.
شرکتی که اداره‌ی چند مجتمع را با قرارداد پذیرفته، مسئله‌ای کاملاً متفاوت از یک مدیر داوطلب دارد. مدیر یک ساختمان می‌خواهد شارژ را درست صادر کند و جواب همسایه‌ها را بدهد؛ اما شرکت مدیریت باید هم‌زمان به چند هیئت‌مدیره پاسخ بدهد، دفتر مالی هر پروژه را جدا نگه دارد، کارکنانش را بین مجتمع‌ها تقسیم کند و مراقب باشد هیچ سررسید بیمه یا قراردادی از دستش در نرود. در این صفحه می‌خوانید یک سامانه‌ی مدیریت مجتمع‌ها برای چنین شرکتی چه چیزهایی لازم دارد و هم‌خونه هر بخش را در کدام پلن پوشش می‌دهد.
این سیستم برای کدام شرکت‌ها و مدیران حرفه‌ای مناسب است؟
- شرکت‌های خدمات مدیریت ساختمان که اداره‌ی چند مجتمع مسکونی، اداری یا تجاری را بر عهده گرفته‌اند.
- انبوه‌سازان که پس از تحویل واحدها، اداره‌ی چند پروژه را تا شکل‌گیری هیئت‌مدیره‌ی ساکنان در دست دارند.
- مدیران حرفه‌ای مستقل که دو یا چند ساختمان را با هم اداره می‌کنند و از جابه‌جایی میان فایل‌ها و گروه‌های پیام‌رسان خسته شده‌اند.
- شهرک‌ها و مجموعه‌های چندفازی که هر فاز صندوق و هیئت‌مدیره‌ی مستقل دارد ولی یک تیم اجرایی مشترک آن‌ها را می‌گرداند.
اگر فقط یک ساختمان را اداره می‌کنید، پلن آغاز یا پیشرو معمولاً کافی است و نگاه کلی‌تر را در صفحه‌ی نرم‌افزار مدیریت ساختمان پیدا می‌کنید. اگر هم هنوز بین اداره‌ی خودگردان و سپردن کار به یک شرکت مردد هستید، مقاله‌ی مدیریت خودگردان یا شرکت مدیریت ساختمان به تصمیم‌گیری کمک می‌کند.
مدیریت چند ساختمان در یک نرم‌افزار؛ چه چیزی جدا بماند و چه چیزی یکجا؟
اصل اول در کار شرکتی این است که «یکجا دیدن» با «درهم شدن» اشتباه گرفته نشود. ساکن مجتمع الف نباید بدهی یا اطلاعیه‌ی مجتمع ب را ببیند و پولی که بابت شارژ یک پروژه پرداخت میشود باید به حساب همان پروژه برسد. در هم‌خونه هر ساختمان فضای خصوصی و نشانی اختصاصی خودش را دارد و پرداخت آنلاین با حساب پذیرندهی خودِ ساختمان انجام میشود؛ پس مبلغ مستقیم به حساب ساختمان واریز میشود و از حساب شرکت عبور نمی‌کند. در مقابل، شما به‌عنوان شرکت در پلن سرآمد همهی این ساختمان‌ها را از یک حساب در اختیار دارید و لازم نیست برای هر پروژه نام کاربری جداگانه به خاطر بسپارید.
| بخش | برای هر ساختمان جدا می‌ماند | برای شرکت از یک حساب در دسترس است |
|---|---|---|
| ساکنان و واحدها | پرونده‌ی مالک، مستأجر و کارکنان؛ بلوک‌ها و واحدها | رفتن از یک ساختمان به ساختمان دیگر بدون ورود دوباره |
| شارژ و پرداخت | روش محاسبه، صورت‌حساب و حساب پذیرندهی درگاه | پیگیری وضعیت وصول هر پروژه در همان محیط |
| حسابداری | صندوق، دفتر کل و دوره‌ی مالی مستقل | مرور دفترهای هر پروژه با یک روش یکسان |
| بیمه و قراردادها | بیمه‌نامه‌ها و قرارداد پیمانکاران هر مجتمع | هشدار پیش از انقضا، بدون تقویم شخصی |
امکانات نرم‌افزار مدیریت مجتمع‌ها به تفکیک پلن
هر پلن هم‌خونه همهی امکانات پلن پایین‌تر را هم دارد. جدول زیر روی بخش‌هایی تمرکز می‌کند که برای یک شرکت مدیریت بیشترین اهمیت را دارند:
| امکان | آغاز | پیشرو | سرآمد |
|---|---|---|---|
| واحدها و پرونده‌ی ساکنان، صدور خودکار شارژ ماهانه با شش روش محاسبه | ✓ | ✓ | ✓ |
| اطلاعیه‌ی پیامکی، نظرسنجی و رأی‌گیری آنلاین | ✓ | ✓ | ✓ |
| پیگیری تعمیرات، نوبت‌دهی سالن و فضاهای مشترک، پرتال ساکنان روی وب | ✓ | ✓ | ✓ |
| درگاه پرداخت اینترنتی، یادآور سررسید، جریمه‌ی دیرکرد و شارژ موردی | — | ✓ | ✓ |
| دفترداری مالی کامل با گزارش‌های رسمی و بستن دوره‌ی مالی | — | ✓ | ✓ |
| ثبت تخلف، اخطار رسمی چاپی و دبیرخانه‌ی داخلی | — | ✓ | ✓ |
| داشبورد تحلیلی و اپ اندروید ساکنان با اعلان فوری | — | ✓ | ✓ |
| اداره‌ی چند ساختمان با یک حساب کاربری | — | — | ✓ |
| هشدار انقضای بیمه‌ها و قراردادها | — | — | ✓ |
| چاپ از اپ | — | — | ✓ |
نتیجه‌ی عملی ساده است: شرکتی که بیش از یک ساختمان را اداره می‌کند، به پلن سرآمد نیاز دارد؛ چون هم مدیریت چند ساختمان از یک حساب و هم هشدارهای بیمه و قرارداد فقط در این پلن فعال‌اند.
حسابداری متمرکز مجتمع‌ها بدون قاطی شدن پول پروژه‌ها
برای یک شرکت مدیریت، «متمرکز» یعنی همهی دفترها در یک جا و با یک قاعده نگه داشته شوند، نه اینکه موجودی ساختمان‌ها با هم جمع شود. در هم‌خونه درآمد و هزینه‌ی هر ساختمان با دسته‌بندی روشن ثبت میشود و از صندوق و تنخواه ساده شروع می‌کنید؛ هر وقت هیئت‌مدیره گزارش رسمی‌تری خواست، ترازنامه، صورت سود و زیان، تراز آزمایشی و دفتر کل هم در دسترس‌اند و دوره‌ی مالی را می‌بندید.
بخش‌هایی که معمولاً در دفترهای دستی گم میشوند هم جای مشخص دارند: وام، قرارداد پیمانکاران، پیش‌پرداخت‌ها، دارایی‌ها و انبار ساختمان. داشبورد مدیریتی روند وصول شارژ، واحدهای خالی و تراز درآمد و هزینه را نشان می‌دهد و خروجی اکسل فارسی یا نسخه‌ی چاپی برای جلسه‌ی هیئت‌مدیره آماده میشود. وقتی حسابدار شرکت هر ماه برای چند پروژه گزارش می‌سازد، یکسان بودن قالب‌ها همان چیزی است که خطا را کم می‌کند.
هشدار بیمه و قرارداد؛ سررسیدهایی که از چشم شرکت‌ها می‌افتند
در یک شرکت مدیریت، هر مجتمع مجموعه‌ای از تعهدات زمان‌دار دارد: بیمه‌نامه‌ها، قرارداد سرویس آسانسور و تأسیسات، نظافت، نگهبانی و پیمانکاران دیگر. وقتی تعداد ساختمان‌ها بالا میرود، تمدید به‌موقع این‌ها به حافظه‌ی یک نفر وابسته میشود و یک فراموشی ساده می‌تواند ساختمانی را بی‌پوشش بگذارد. هم‌خونه در پلن سرآمد پیش از انقضای بیمه‌ها و قراردادهای ثبت‌شده هشدار می‌دهد تا تمدید، مذاکره یا تعویض پیمانکار با فرصت کافی انجام شود.
پرتال و اپلیکیشن ساکنان؛ تماس کمتر با دفتر شرکت
بخش بزرگی از وقت کارکنان شرکت‌های مدیریت صرف پاسخ به سؤال‌های تکراری میشود: «شارژ این ماه چقدر است؟»، «پرداختم ثبت شد؟»، «نتیجه‌ی رأی‌گیری چه شد؟». در هم‌خونه ساکن و مدیر با شمارهی موبایل و کد یک‌بارمصرف وارد میشوند و رمزی برای فراموش کردن وجود ندارد. پرتال وب ساکن در همهی پلنها هست و از پلن پیشرو به بعد، اپ اندروید ساکن با اعلان لحظهای خبر شارژ تازه، تأیید پرداخت و نتیجه‌ی رأی‌گیری را می‌رساند. اگر ساکنی کارت‌به‌کارت کرده باشد، رسیدش را ثبت می‌کند و مدیر آن را تأیید می‌کند.
دسترسی‌ها هم برای ساختار شرکتی طراحی شده‌اند: هر کاربر یکی از نقش‌های مدیر، عضو هیئت‌مدیره، حسابدار، مالک، مستأجر یا نگهبان را می‌گیرد و در صورت نیاز، میتوان یک دسترسی مشخص را فقط از همان یک نفر گرفت. مثلاً می‌توانید به نگهبان یک مجتمع نقش خودش را بدهید بی‌آنکه چیزی از اطلاعات مالی ببیند.
روند راه‌اندازی برای یک شرکت مدیریت ساختمان
- ثبت اطلاعات پایه‌ی هر ساختمان: بلوک‌ها و واحدها با متراژ، طبقه، پارکینگ و تعداد ساکن.
- تعیین روش شارژ هر پروژه: مساوی، متراژ، تعداد نفر، پارکینگ، طبقه یا ترکیبی؛ اگر درباره‌ی روش عادلانه تردید دارید، راهنمای محاسبه‌ی شارژ ساختمان را ببینید.
- اتصال درگاه پرداخت: درگاه‌های زرین‌پال و سامان با حساب پذیرندهی خودِ هر ساختمان (پلن پیشرو و سرآمد).
- ثبت بیمه‌نامه‌ها و قراردادها تا هشدار انقضا برای هر مجتمع فعال شود.
- تعریف نقش‌ها: کارکنان شرکت، اعضای هیئت‌مدیره و نگهبان هر ساختمان.
- دعوت ساکنان: اطلاعیه‌ی پیامکی برای ورود با شمارهی موبایل و نصب اپ.
برای هیچ‌کدام از این مراحل دانش فنی لازم نیست و از همان ماهی که اطلاعات ثبت میشود، صدور شارژ، اطلاع‌رسانی و دریافت پرداخت خودکار جریان پیدا می‌کند.
مقایسه: اکسل و گروه پیام‌رسان در برابر برنامه‌ی مرکزی
| موضوع | اکسل و گروه پیام‌رسان | هم‌خونه (پلن سرآمد) |
|---|---|---|
| صدور شارژ ماهانه | دستی، با احتمال جاافتادن یا تکرار ردیف‌ها | خودکار؛ هیچ ماهی دو بار یا ناقص ثبت نمی‌شود |
| دریافت پول | تطبیق دستی رسیدهای کارت‌به‌کارت | پرداخت آنلاین به حساب ساختمان و تأیید رسیدها توسط مدیر |
| گزارش به هیئت‌مدیره | فایل‌های پراکنده با قالب‌های متفاوت | تراز، ترازنامه و داشبورد با قالب یکسان برای همهی پروژه‌ها |
| تصمیم‌گیری جمعی | بحث طولانی در گروه بدون نتیجه‌ی روشن | رأی‌گیری آنلاین با نتیجه‌ی شفاف و زنده |
| جدایی ساختمان‌ها | یک فایل برای هر پروژه و خطر اشتباه گرفتن آن‌ها | فضای خصوصی هر ساختمان، همه از یک حساب |
| سررسید بیمه و قرارداد | یادداشت شخصی یا حافظه‌ی کارمند | هشدار خودکار پیش از انقضا |
پیش از انتخاب سامانه، این پرسش‌ها را مطرح کنید
- آیا پول هر ساختمان مستقیم به حساب همان ساختمان واریز میشود؟
- آیا ساکنان یک پروژه در هیچ شرایطی اطلاعات پروژه‌ی دیگر را نمی‌بینند؟
- آیا میتوان برای هر ساختمان روش شارژ متفاوت تعریف کرد؟
- گزارش‌های رسمی مالی برای ارائه به هیئت‌مدیره در دسترس است؟
- تمدید بیمه و قراردادها با هشدار پیگیری میشود یا با حافظه؟
- پیش از هر به‌روزرسانی از اطلاعات پشتیبان گرفته میشود؟
سوالات متداول
آیا با یک حساب میشود چند ساختمان را در هم‌خونه اداره کرد؟
بله، مدیریت چند ساختمان از یک حساب در پلن سرآمد فعال است و هر ساختمان همچنان فضای خصوصی خودش را دارد.
پول شارژ به حساب شرکت مدیریت واریز میشود یا ساختمان؟
پرداخت آنلاین با حساب پذیرندهی خودِ ساختمان انجام میشود و مبلغ مستقیم به حساب همان ساختمان میرود.
هشدار انقضای بیمه و قرارداد در کدام پلن هست؟
این هشدار مخصوص پلن سرآمد است؛ همان پلنی که چند ساختمان را از یک حساب در اختیارتان می‌گذارد.
ساکنان چطور وارد سامانه میشوند؟
با شمارهی موبایل و کد پیامکی. پرتال وب در همهی پلنها هست و اپ اندروید با اعلان لحظهای از پلن پیشرو به بعد.
آیا کارکنان شرکت به همهی اطلاعات دسترسی دارند؟
خیر؛ برای هر نفر نقش جدا تعریف میشود و حتی میتوان یک دسترسی مشخص را از یک کاربر گرفت.
اگر اداره‌ی چند مجتمع را بر عهده دارید، برای دیدن پلن سرآمد هم‌خونه روی داده‌های واقعی خودتان درخواست دمو بدهید.
