پیام رسان سازمانی هماهنگ؛ گفت‌وگوی تیم متصل به وظایف و تیکت‌ها

هماهنگ یک پیام رسان سازمانی است که گفت‌وگوهای تیم را به وظایف و تیکت‌ها گره می‌زند، همه‌ی پیام‌ها را بایگانی می‌کند و تماس و جلسه‌ی داخلی دارد؛ روی وب و اپ اندروید، با استقرار ابری یا روی سرور خود سازمان. پیام‌رسان از پلن پیشرو فعال می‌شود.

بیشتر سازمان‌ها پیام‌رسان داخلی را وقتی جدی می‌گیرند که یک اتفاق بد افتاده باشد: فایل قرارداد در گروهی گم شده، کارمندی که رفته هنوز در گروه کاری عضو است، یا مشتری می‌گوید «من همان هفته پیام دادم» و هیچ‌کس پیدایش نمی‌کند. مشکل اصلی پیام‌رسان‌های عمومی فقط امنیت نیست؛ این است که گفت‌وگو و کار از هم جدا می‌مانند. این صفحه برای مدیرانی است که دنبال یک پیام‌رسان داخلی سازمان هستند و می‌خواهند بدانند هماهنگ دقیقاً چه چیزی ارائه می‌دهد، در کدام پلن، و چه چیزی را نباید از آن انتظار داشت.

نرم افزار پیام رسان سازمانی برای چه تیم‌هایی مناسب است؟

هماهنگ برای سازمان‌هایی ساخته شده که کارشان پروژه‌محور یا درخواست‌محور است و ارتباط با مشتری بخشی از کار روزانه‌شان است:

• شرکت‌های نرم‌افزاری و تیم‌های فنی که با تیکت و وظیفه کار می‌کنند
• آژانس‌ها و شرکت‌های خدماتی که چند پروژه‌ی هم‌زمان برای مشتریان مختلف دارند
• واحدهای پشتیبانی که درخواست‌ها از ایمیل و فرم سایت می‌رسد
• سازمان‌هایی که می‌خواهند گفت‌وگوی کاری از گروه‌های شخصی کارکنان بیرون بیاید

اگر هنوز درباره‌ی خود مفهوم و تفاوت آن با پیام‌رسان‌های عمومی تحقیق می‌کنید، مطلب پیام‌رسان سازمانی چیست نقطه‌ی شروع بهتری است؛ این صفحه درباره‌ی خرید و انتخاب است.

چه چیزی هماهنگ را از یک برنامه‌ی چت جدا می‌کند؟

هر گفت‌وگو جای مشخصی دارد

در هماهنگ، مکالمه‌ها به وظیفه، پروژه و تیکت مربوط متصل می‌شوند. وقتی شش ماه بعد کسی می‌پرسد «چرا این تصمیم گرفته شد؟»، جواب کنار همان کار است، نه در اسکرول بی‌پایان یک گروه.

بایگانی کامل و ماندگار

تاریخچه‌ی کامل پیام‌ها ثبت و بایگانی می‌شود. با رفتن یک کارمند، دانش او همراه گوشی‌اش از سازمان خارج نمی‌شود.

مشتری هم در گفت‌وگو حاضر است

مشتریان می‌توانند در گفت‌وگوها شرکت کنند، بنابراین ارتباط مدیر، سرگروه و مشتری در همان بستری انجام می‌شود که کار پیگیری می‌شود. در پلن سرآمد، پرتال مشتری هم اضافه می‌شود تا مشتری فضای اختصاصی خودش را داشته باشد.

تیکت‌ها خودشان می‌رسند

درخواست‌هایی که از ایمیل یا فرم‌های وب‌سایت می‌آیند، به‌صورت خودکار تیکت می‌شوند و گفت‌وگو درباره‌ی هر کدام در همان تیکت ادامه پیدا می‌کند. برای اینکه بدانید کدام موضوع در پیام‌رسان بماند و کدام تیکت شود، راهنمای تفاوت پیام‌رسان و سیستم تیکتینگ را بخوانید.

تماس و جلسه‌ی داخلی

در کنار پیام متنی، تماس و جلسه‌ی داخلی هم در هماهنگ هست تا برای یک هماهنگی کوتاه لازم نباشد تیم به ابزار دیگری برود.

پیام‌رسان داخلی سازمان در کدام پلن هماهنگ است؟

این مهم‌ترین نکته‌ی خرید است: پلن آغاز هماهنگ پیام‌رسان ندارد. جدول زیر امکانات مرتبط با ارتباطات تیم را به تفکیک پلن نشان می‌دهد؛ هر پلن همه‌ی امکانات پلن قبلی را دارد.

جمع‌بندی ساده: اگر تیم شما تا ۵۰ نفر است و پیام‌رسان می‌خواهید، هماهنگ پیشرو انتخاب طبیعی است. اگر تعداد کاربران بیشتر است، مشتریان باید فضای اختصاصی داشته باشند یا هماهنگ باید به سامانه‌های دیگر سازمان وصل شود، سرآمد را بررسی کنید.

پیام رسان ایرانی سازمانی؛ ابری یا روی سرور خودتان؟

هماهنگ ساخت برساوش فناوران در اصفهان است و رابط آن کاملاً فارسی و راست‌به‌چپ است. برای استقرار دو راه دارید:

کارکنان از مرورگر وب یا اپ اندروید به هماهنگ دسترسی دارند؛ پس هم پشت میز و هم بیرون از دفتر در جریان گفت‌وگوها هستند.

هماهنگ در برابر گروه‌های پیام‌رسان عمومی

جایگزین رایج، یک یا چند گروه در پیام‌رسان‌های عمومی است. مقایسه را از زاویه‌ی پیگیری کار ببینید، نه فقط امنیت:

بیشتر از پیام‌رسان؛ پروژه، تیکت و مالی در یک جا

هماهنگ در اصل یک نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ است و پیام‌رسان یکی از بخش‌های آن است. یعنی در همان محیط، پروژه‌ها به سرگروه‌ها ارجاع می‌شوند، پیشرفت کار دیده می‌شود و بخش مالی آن درآمدها و هزینه‌ها، صدور فاکتور و بودجه و هزینه‌ی پروژه‌ها را مدیریت می‌کند. اگر فقط چت می‌خواهید و هیچ نیازی به پیگیری کار ندارید، شاید هماهنگ بیش از نیاز شما باشد؛ ارزش اصلی آن وقتی آشکار می‌شود که گفت‌وگو و کار باید کنار هم بمانند.

چک‌لیست انتخاب سامانه پیام رسان سازمانی

پیش از انتخاب هر محصولی، این پرسش‌ها را از فروشنده بپرسید و جواب را در دمو ببینید، نه فقط در بروشور:

قواعد پیشنهادی برای پیام‌رسان داخلی تیم

ابزار خوب بدون قاعده‌ی روشن دوباره به همان آشفتگی گروه‌های عمومی می‌رسد. چند قاعده‌ی ساده که در بیشتر تیم‌ها جواب می‌دهد:

• درخواست کاری فقط با وظیفه یا تیکت: اگر چیزی باید انجام شود، فقط در پیام نماند؛ به کار مشخص با مسئول و مهلت تبدیل شود.
• گفت‌وگو کنار کار: بحث درباره‌ی یک تیکت در همان تیکت انجام شود تا نفر بعدی کل ماجرا را ببیند.
• جلسه‌ی کوتاه به‌جای پیام طولانی: وقتی رفت‌وبرگشت پیام از چند نوبت گذشت، یک تماس داخلی کوتاه بگیرید و نتیجه را ثبت کنید.
• حذف عضو هنگام خروج: با رفتن هر همکار، دسترسی او را همان روز ببندید.

شروع کار با هماهنگ چطور است؟

1. دمو و انتخاب پلن: نیاز تیم بررسی و پلن متناسب پیشنهاد می‌شود.
2. انتخاب استقرار: ابری یا روی سرور سازمان.
3. راه‌اندازی: تعریف تیم‌ها، کاربران، پروژه‌ها و مسیر ورود تیکت از ایمیل و فرم سایت.
4. دوره‌ی آزمایشی: پس از راه‌اندازی، ۱ تا ۲ ماه هماهنگ را در کار واقعی به‌کار می‌گیرید تا از تناسب آن مطمئن شوید.

یک توصیه‌ی عملی: در هفته‌ی اول، قانون بگذارید که هر درخواست کاری فقط در هماهنگ ثبت شود. اگر گروه‌های قدیمی موازی باقی بمانند، تیم دوباره به عادت قبلی برمی‌گردد.

سوالات متداول

آیا پلن آغاز هماهنگ پیام‌رسان دارد؟

خیر؛ پیام‌رسان سازمانی و تماس و جلسه‌ی داخلی از پلن پیشرو فعال می‌شوند.

آیا مشتریان می‌توانند در گفت‌وگوها شرکت کنند؟

بله؛ مشتریان در گفت‌وگوها شرکت می‌کنند و در پلن سرآمد پرتال مشتری اختصاصی هم وجود دارد.

هماهنگ روی گوشی کار می‌کند؟

بله؛ از مرورگر وب و اپ اندروید قابل استفاده است.

آیا می‌توان هماهنگ را روی سرور خود سازمان نصب کرد؟

بله؛ هماهنگ هم به‌صورت ابری و هم روی سرور خود سازمان قابل استقرار است.

پیام‌ها به کارها و تیکت‌ها وصل می‌شوند؟

بله؛ هر گفت‌وگو به وظیفه، پروژه یا تیکت مربوط متصل است و تاریخچه‌ی کامل آن بایگانی می‌شود.

پیش از خرید نهایی می‌توان آن را امتحان کرد؟

پس از راه‌اندازی، ۱ تا ۲ ماه دوره‌ی آزمایشی در کار واقعی دارید.

برای دیدن پیام‌رسان هماهنگ در کنار وظایف و تیکت‌های واقعی تیم خودتان، درخواست دموی هماهنگ پیشرو را ثبت کنید.