نرم‌افزار مدیریت ساختمان

وظایف خزانه‌دار هیئت مدیره ساختمان؛ راهنمای مسئول مالی

نویسنده: تیم تخصصی برساوش فناوران ۸ دقیقه مطالعه
وظایف خزانه‌دار هیئت مدیره ساختمان؛ راهنمای مسئول مالی — راهنمای برساوش فناوران

خزانه‌دار هیئت مدیره‌ی ساختمان کسی است که پول ساختمان را نگه می‌دارد و باید هر لحظه بتواند بگوید چه پولی آمده، کجا خرج شده و چه مانده است. برای این کار لازم نیست حسابدار باشید؛ یک روال ماهانه‌ی ثابت، نگه داشتن رسیدها و یک نرم افزار حسابداری ساده‌ی ساختمان مثل هم‌خونه کافی است تا صندوق ساختمان شفاف و قابل‌دفاع بماند.

در بیشتر مجتمع‌ها، مسئول مالی ساختمان یکی از همسایه‌هاست که در مجمع به هیئت‌مدیره انتخاب شده و کار مالی را پذیرفته است؛ معلم، مهندس یا بازنشسته‌ای که شاید هرگز دفتر حساب نگه نداشته باشد. این راهنما برای همین آدم نوشته شده: وظایف خزانه‌دار چیست، هر ماه به چه ترتیبی انجام شود، چه عادت‌هایی او را از دردسر دور نگه می‌دارد و کدام بخش هم‌خونه کدام کار را برایش ساده می‌کند. این متن مشاوره‌ی حقوقی یا مالیاتی نیست؛ قواعد خاص هر ساختمان را آیین‌نامه و مصوبات مجمع تعیین می‌کنند.

وظایف خزانه‌دار هیئت مدیره ساختمان دقیقاً چیست؟

شرح وظایف دقیق در هر ساختمان فرق می‌کند، اما هسته‌ی کار خزانه‌دار تقریباً همه‌جا همین چند مسئولیت است:

  • نگهداری صندوق: هر ریالی که وارد یا خارج می‌شود باید ثبت شود و سند داشته باشد.
  • وصول شارژ: مطمئن شدن از اینکه شارژ هر واحد به‌موقع صادر و پیگیری می‌شود.
  • پرداخت هزینه‌ها: پرداخت به نظافتچی، پیمانکار آسانسور، قبوض مشترک و … طبق تصمیم هیئت‌مدیره.
  • گزارش‌دهی: ارائه‌ی وضعیت مالی به هیئت‌مدیره و ساکنان در فاصله‌های منظم و در پایان سال به مجمع.
  • تحویل منظم: وقتی دوره‌ی مسئولیت تمام می‌شود، صندوق و سوابق را کامل و مرتب به نفر بعدی بدهد.

تفاوت خزانه‌دار با مدیر ساختمان در این است که مدیر کارها را پیش می‌برد و خزانه‌دار حساب پول را دارد. در ساختمان‌های کوچک ممکن است یک نفر هر دو کار را بکند؛ در این حالت شفافیت حتی مهم‌تر است، چون کسی نیست که کار دیگری را چک کند.

روال ماهانه‌ی مسئول مالی ساختمان؛ یک تقویم ساده

بزرگ‌ترین اشتباه خزانه‌دارهای تازه‌کار این است که حساب‌ها را برای «آخر سال» نگه می‌دارند. روال زیر کار را به قطعه‌های کوچک و قابل‌انجام تقسیم می‌کند:

زمان در ماه کار خزانه‌دار کمک هم‌خونه
ابتدای ماه اطمینان از صدور شارژ همه‌ی واحدها صدور خودکار شارژ ماهانه به یکی از شش روش محاسبه، بدون ثبت دوباره یا ناقص (همه‌ی پلن‌ها)
هفته‌ی اول و دوم بررسی رسیدهای کارت‌به‌کارت و پرداخت‌ها رسیدی که ساکن ثبت می‌کند، پس از تأیید وارد حساب واحد می‌شود (همه‌ی پلن‌ها)
در طول ماه ثبت هر هزینه همان روزی که پرداخت شد ثبت هر دریافت و پرداخت زیر دسته‌ی خودش، به‌همراه صندوق و تنخواه (همه‌ی پلن‌ها)
نزدیک سررسید یادآوری به واحدهایی که هنوز نپرداخته‌اند یادآوری سررسید و جریمه‌ی تأخیر طبق مصوبه (پیشرو و سرآمد)
پایان ماه تطبیق مانده‌ی صندوق و بانک، گزارش کوتاه به هیئت‌مدیره خروجی اکسل فارسی و نسخه‌ی چاپی (همه‌ی پلن‌ها)؛ داشبورد تحلیلی (پیشرو و سرآمد)

اگر این پنج قدم هر ماه انجام شود، تهیه‌ی گزارش سالانه دیگر کار چند شب بیداری نیست؛ فقط جمع زدن دوازده ماه مرتب است. روش تهیه‌ی آن گزارش را در مطلب گزارش مالی سالانه‌ی مدیر ساختمان توضیح داده‌ایم.

حسابداری ساده برای مدیر ساختمان؛ از صندوق تا دفتر کل

خزانه‌دار یک مجتمع کوچک معمولاً به همان صندوق و تنخواه ساده نیاز دارد: بداند چه آمد، چه رفت و چه ماند. در همه‌ی پلن‌های هم‌خونه، هر ورودی و خروجی زیر یک دسته‌ی مشخص می‌نشیند و صندوقی دارید که برای کسی بدون سابقه‌ی حسابداری طراحی شده است. پیشنهاد عملی این است که دسته‌های هزینه را یک بار با هیئت‌مدیره توافق کنید (مثلاً نظافت، نگهبانی، آسانسور، موتورخانه، قبوض مشترک، تعمیرات، اداری) و دیگر عوضشان نکنید تا مقایسه‌ی ماه‌ها ممکن باشد.

وقتی ساختمان بزرگ‌تر می‌شود، وام یا پیش‌پرداخت دارد یا مجمع گزارش رسمی‌تر می‌خواهد، حسابداری کامل به کار می‌آید. پلن‌های پیشرو و سرآمد این لایه را اضافه می‌کنند: دفتر کل و تراز آزمایشی، گزارش سود و زیان و ترازنامه، و امکان بستن هر دوره‌ی مالی. لازم نیست از روز اول با این‌ها کار کنید؛ کافی است بدانید وقتی نیاز شد، اطلاعات ماه‌های قبل همان‌جا آماده است. اصول تفکیک درآمد و هزینه را در راهنمای مدیریت درآمد و هزینه ساختمان بخوانید.

صندوق ساختمان و وصول شارژ؛ کار با سیستم به‌جای دفترچه

بخش زیادی از وقت مسئول مالی صرف این می‌شود که بفهمد چه کسی پرداخت کرده. در روش دستی، اسکرین‌شات کارت‌به‌کارت در گروه پیام‌رسان گم می‌شود و تطبیق آن با صورت‌حساب بانک ساعت‌ها طول می‌کشد. در هم‌خونه ساکن رسید را خودش ثبت می‌کند و پس از تأیید، در حساب همان واحد می‌نشیند.

از پلن پیشرو، پرداخت آنلاین هم فعال می‌شود: ساکن از پرتال یا اپ پرداخت می‌کند و مبلغ بدون واسطه در حسابی می‌نشیند که پذیرنده‌اش خود ساختمان است، نه حساب شخصی یکی از اعضا. این همان چیزی است که خیال خزانه‌دار و ساکنان را راحت می‌کند. جزئیات آن را در مطلب پرداخت آنلاین شارژ ساختمان ببینید.

نقش‌ها و دسترسی‌ها؛ چه کسی چه چیزی را ببیند؟

یکی از دغدغه‌های رایج خزانه‌دار این است که «اگر همه به حساب‌ها دسترسی داشته باشند، کسی چیزی را عوض نکند؟» در هم‌خونه هر گروه نقش خودش را دارد؛ از مدیر و حسابدار و اعضای هیئت‌مدیره تا نگهبان، مالکان و مستأجران؛ یعنی نقش‌های جدا با دسترسی متفاوت. یعنی اگر ساختمان حسابدار جداگانه‌ای دارد، نقش او از مدیر و اعضای هیئت‌مدیره جداست. همچنین می‌شود یک دسترسی خاص را فقط از یک نفر گرفت؛ مثلاً عضوی از هیئت‌مدیره گزارش‌ها را ببیند اما هزینه ثبت نکند. این امکانات در همه‌ی پلن‌ها هست.

یک توصیه‌ی کاری: ثبت هزینه و تأیید پرداخت‌های بزرگ را به یک نفر نسپارید. حتی در ساختمان کوچک، اینکه نفر دوم هزینه‌های بالای یک مبلغ توافقی را ببیند، جلوی سوءتفاهم را می‌گیرد.

چک‌لیست عادت‌های یک خزانه‌دار قابل‌اعتماد

  • پول شخصی و پول ساختمان را هرگز قاطی نکنید. حساب بانکی جدا برای ساختمان داشته باشید و هیچ هزینه‌ی ساختمان را از جیب خودتان «فعلاً» پرداخت نکنید، مگر اینکه فوراً ثبتش کنید.
  • برای هر هزینه رسید نگه دارید؛ فاکتور، قبض یا دست‌کم یک برگه با امضای گیرنده.
  • هر چیز را همان روز ثبت کنید؛ حافظه بعد از دو هفته قابل‌اعتماد نیست.
  • هر ماه مانده‌ی صندوق را با بانک تطبیق دهید و اختلاف را همان ماه پیدا کنید.
  • به ساکنان گزارش بدهید؛ یک خلاصه‌ی کوتاه ماهانه بهتر از یک گزارش قطور سالانه است.
  • هزینه‌های غیرعادی را پیش از پرداخت مصوب کنید و مصوبه را کنار سند نگه دارید.
  • برای تحویل آماده باشید؛ همیشه طوری کار کنید که اگر فردا مسئولیت را تحویل دادید، نفر بعدی سردرگم نشود.

اشتباه‌های رایج مسئول مالی تازه‌کار ساختمان

بیشتر دعواهای مالی ساختمان از نیت بد شروع نمی‌شود؛ از چند عادت کوچک شروع می‌شود که به‌مرور روی هم انباشته شده‌اند. این موارد را در ماه‌های اول مسئولیت جدی بگیرید:

  1. نقد گرفتن بدون رسید: همسایه‌ای که در راه‌پله شارژ را نقد می‌دهد، باید همان روز رسید بگیرد و مبلغ همان روز ثبت شود.
  2. پرداخت «امانی» از حساب شخصی: حتی با بهترین نیت، چند ماه بعد هیچ‌کس یادش نیست کدام هزینه را چه کسی داده است.
  3. دسته‌ی «متفرقه»‌ی بزرگ: اگر نیمی از هزینه‌ها زیر «سایر» باشد، گزارش عملاً چیزی نمی‌گوید.
  4. سکوت درباره‌ی بدهکاران: پیگیری نکردن چند ماه بدهی، بار را روی دوش ساکنان خوش‌حساب می‌گذارد.
  5. گزارش فقط در مجمع: وقتی ساکنان یک سال هیچ عددی ندیده‌اند، طبیعی است که در جلسه‌ی مجمع به همه‌چیز شک کنند.

داشبورد مدیریتی و گزارش به ساکنان

ساکنان معمولاً دو پرسش دارند: «پول ما کجا رفت؟» و «چرا بعضی‌ها نمی‌پردازند؟» در پلن پیشرو و سرآمد، داشبورد تحلیلی هم‌خونه جواب هر دو را تصویری می‌کند: نمودار روند وصول شارژ، تعداد واحدهای خالی و مقایسه‌ی ورودی و خروجی پول. در هر سه پلن هم گزارش‌ها به اکسل فارسی می‌روند یا چاپ می‌شوند تا در جلسه‌ی هیئت‌مدیره روی میز باشند.

اگر حساب‌های قبلی ساختمان در اکسل است، نگران شروع از صفر نباشید؛ سوابق قبلی هم توسط تیم برساوش وارد هم‌خونه می‌شود؛ مقدار و دامنه‌ی این انتقال را قرارداد تعیین می‌کند. برای مرور همه‌ی امکانات و جدول پلن‌ها به معرفی سامانه‌ی مدیریت ساختمان هم‌خونه سر بزنید.

سوالات متداول

آیا خزانه‌دار ساختمان باید حسابداری بلد باشد؟

نه. با صندوق و تنخواه ساده و دسته‌بندی روشن درآمد و هزینه در هم‌خونه، یک فرد غیرحسابدار هم می‌تواند حساب ساختمان را مرتب نگه دارد. حسابداری کامل فقط وقتی لازم شد به کار می‌آید.

وقتی ساکن شارژ را آنلاین می‌پردازد، پول کجا واریز می‌شود؟

به حساب بانکی ساختمان که پذیرنده‌ی درگاه است، نه حساب شخصی مدیر یا خزانه‌دار. پرداخت آنلاین از پلن پیشرو فعال است.

می‌شود حسابدار ساختمان را از مدیر جدا کرد؟

بله. هم‌خونه نقش جداگانه برای حسابدار، مدیر و هیئت‌مدیره دارد و می‌توان یک دسترسی مشخص را فقط از یک نفر گرفت.

تراز آزمایشی و ترازنامه‌ی ساختمان در کدام پلن هست؟

حسابداری کامل هم‌خونه، شامل این دو گزارش و دفتر کل و بستن دوره، از پلن پیشرو به بعد فعال است.

رسیدهای کارت‌به‌کارت ساکنان را چطور ثبت کنم؟

ساکن رسید را در هم‌خونه ثبت می‌کند و پس از تأیید، مبلغ در حساب واحدش ثبت می‌شود. این امکان در همه‌ی پلن‌ها هست.

می‌خواهید روال ماهانه‌ی خزانه‌داری ساختمانتان را روی نسخه‌ی نمایشی ببینید؟ فرم درخواست دمو هم‌خونه را پر کنید؛ همکاران ما برای هماهنگی جلسه‌ی نمایش تماس می‌گیرند.

پیشنهاد مطالعه

راهنمای کامل: نرم افزار مدیریت ساختمان

نرم‌افزار مدیریت ساختمان در سراسر ایران

برساوش فناوران این راهکار را با استقرار، آموزش و پشتیبانی در سراسر ایران و به‌ویژه در این شهرها ارائه می‌دهد:

محصول و راهنمای مرتبط با این موضوع
▪نرم‌افزار مدیریت ساختمان هم‌خونه▪راهنمای کامل نرم‌افزار مدیریت ساختمان
اشتراک‌گذاری:

تیم تخصصی برساوش فناوران

این مقاله توسط تیم کارشناسان نرم‌افزار سازمانی برساوش فناوران — سازنده‌ی محصولاتی مانند هم‌خونه، آوادار، نورادیو و هماهنگ — تهیه و بازبینی شده است.

پروژه‌ای در ذهن دارید؟

تیم برساوش فناوران آماده‌ی طراحی و ساخت نرم‌افزار اختصاصی و راهکارهای هوش مصنوعی برای کسب‌وکار شماست.

تماس با ما

مطالب مرتبط

رسید کارت به کارت شارژ ساختمان؛ ثبت فیش و تأیید مدیر

بهترین روش مدیریت شارژ ساختمان و مجتمع‌های مسکونی

نرم‌افزار مدیریت ساختمان چیست و چه امکاناتی دارد؟

مشکلات رایج مدیران ساختمان و راه‌حل آن‌ها
همه‌ی مقالات نرم‌افزار مدیریت ساختمان ←
Eitaa