نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ در بندرعباس

شرکت‌های لجستیک، ترخیص و پیمانکاریِ بندرعباس هم‌زمان ده‌ها محموله، پروژه و درخواستِ مشتری را مدیریت می‌کنند.

چرا کسب‌وکارهای بندرعباس به نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیکتینگ نیاز دارند؟

برای پیگیریِ منظمِ محموله‌ها، پروژه‌ها و تیکت‌های مشتری در بندرعباس، یک بسترِ یکپارچه لازم است.

یک شرکتِ ترخیصِ کالا در بندرعباس با هماهنگ می‌تواند مراحلِ ترخیصِ هر محموله را به‌صورتِ وظیفه تعریف، مسئول و مهلت تعیین و پیشرفت را برای مشتری شفاف کند.

در نتیجه هیچ محموله‌ای در مراحلِ اداری گم نمی‌شود و مشتری همیشه از وضعیتِ کارش باخبر است.

• مدیریتِ پروژه و وظایف: تابلوی کانبان و گانت، تعیینِ مسئول و مهلت و پیگیری تا نتیجه.
• سیستمِ تیکتینگ: ثبت و پیگیریِ درخواست‌ها و پشتیبانیِ مشتری بدونِ گم‌شدنِ کار.
• پیام‌رسانِ سازمانیِ داخلی: ارتباطِ امنِ تیمی، جایگزینِ گروه‌های عمومی.
• گزارشِ پیشرفت: تصویرِ روشن از وضعیتِ هر پروژه و بهره‌وریِ تیم.

نرم‌افزار هماهنگ برای بندرعباس

نرم‌افزار هماهنگ از برساوش فناوران برای همین کاربردها به کار می‌آید؛ راهکاری بومی و فارسی با پشتیبانی و به‌روزرسانی برای کسب‌وکارِ شما در بندرعباس.

اشتباهات رایج شرکت‌های لجستیک و ترخیص بندرعباس در پیگیری کارها و راه پیشگیری

در شرکت‌هایی که هر روز با اسکله، گمرک و صاحبان کالا سروکار دارند، بیشتر گرفتاری‌ها از خود کار نیست؛ از روش پیگیری کار است. چند خطای پرتکرار در مجموعه‌های بندرعباس و راه جلوگیری از هر کدام با هماهنگ:

1. ثبت درخواست مشتری در دفترچه یا تماس تلفنی: صاحب‌کالایی که وضعیت پرونده‌اش را می‌پرسد، اگر جواب نگیرد دوباره زنگ می‌زند و کار تکراری می‌شود. هر درخواست را به‌صورت تیکت ثبت کنید تا مسئول و سابقه‌ی پاسخ داشته باشد.
2. نامشخص بودن مسئول هر مرحله: وقتی ارزیابی، پرداخت عوارض و هماهنگی کامیون فقط «کار تیم» باشد، هیچ‌کس پاسخ‌گو نیست. هر مرحله را وظیفه‌ای با یک نام و یک مهلت کنید.
3. پخش اسناد در گوشی‌های شخصی: بارنامه و اظهارنامه را به همان وظیفه پیوست کنید تا با جابه‌جایی یک کارمند، پرونده ناقص نماند.
4. هماهنگی کاری در گروه‌های پیام‌رسان عمومی: پیام‌های مهم میان گفتگوهای روزمره گم می‌شود. پیام‌رسان سازمانی و تماس و جلسه‌ی داخلی در پلن پیشرو این گفتگوها را درون سازمان نگه می‌دارد.
5. بی‌خبر گذاشتن صاحب کالا: بسیاری از تماس‌ها فقط برای پرسیدن «کار به کجا رسید؟» است. در پلن سرآمد، پرتال مشتری راه ارتباط مستقیم مشتری با سامانه را باز می‌کند.
6. جا ماندن موعدها: مهلت‌های انبارداری و ترخیص را در تقویم ثبت کنید و اتوماسیون اعلان‌ها را هم به کار بگیرید تا تغییرات به‌موقع به مسئول برسد.

اگر شرکت شما تیمی کوچک دارد، با هماهنگ آغاز (تا ۱۵ کاربر) شروع کنید. برای مجموعه‌هایی با چند واحد عملیاتی و کاربران بیشتر، پیشرو (تا ۵۰ کاربر) یا سرآمد (کاربر نامحدود) مناسب‌تر است. نکته‌ی مهم این است که پیش از هر خریدی، روال فعلی ترخیص و حمل را روی کاغذ بیاورید و ببینید کدام حلقه بیشترین دوباره‌کاری را می‌سازد.

گام‌به‌گام: مسیر یک درخواست صاحب‌کالا در بندرعباس از ایمیل تا بستن تیکت

در هماهنگ، درخواستی که با ایمیل یا فرم سایت به شرکت ترخیص یا حمل شما در بندرعباس می‌رسد خودکار به تیکت تبدیل می‌شود و تا پاسخ نهایی یک مسئول مشخص دارد. بخش بزرگی از کار شرکت‌های فعال در بندر شهید رجایی و اسکله‌های اطراف، پاسخ دادن به پرسش‌های صاحبان کالا و هماهنگی با چند نهاد است. در ادامه مسیر یک درخواست فرضی را گام‌به‌گام دنبال می‌کنیم تا روشن شود هر بخش سامانه کجا وارد کار می‌شود.

گام‌های ثبت و ارجاع

1. رسیدن درخواست: یک بازرگان فرضی از شیراز ایمیل می‌زند و درباره‌ی وضعیت کانتینرش می‌پرسد. سامانه از این ایمیل تیکت می‌سازد و متن و پیوست‌ها را نگه می‌دارد.
2. دسته‌بندی و ارجاع: کارشناس پذیرش تیکت را به کارشناس پرونده‌ی همان مشتری می‌سپارد؛ دیگر لازم نیست کسی در راهرو بپرسد این پرونده دست کیست.
3. ساختن وظیفه‌های لازم: اگر پاسخ نیازمند کار عملیاتی است، مثلاً پیگیری ارزیابی یا هماهنگی کامیون، از دل تیکت وظیفه ساخته می‌شود و به تیکت پیوند می‌خورد.
4. گفتگوی داخلی کنار پرونده: هماهنگی میان کارشناس اسکله و دفتر در پیام‌رسان سازمانی انجام می‌شود که به همان تیکت و وظیفه متصل است.
5. پاسخ و بستن: پس از انجام کار، پاسخ به مشتری داده می‌شود و تیکت بسته می‌شود؛ سابقه برای پرسش‌های بعدی همان صاحب‌کالا باقی می‌ماند.

نقش پلن‌ها در این مسیر

تیکتینگ، تقویم و یادآوری، پیوست فایل و گزارش پیشرفت از پلن آغاز در دسترس‌اند. اتوماسیون اعلان‌ها و داشبورد که مدیر را از تیکت‌های معطل باخبر می‌کنند در پیشرو قرار دارند. اگر بخواهید صاحبان کالا خودشان وضعیت درخواست را ببینند یا تعهد سطح خدمات (SLA) برای پاسخ‌گویی تعریف کنید، سراغ امکانات سرآمد بروید که پرتال مشتری و گردش‌کار سفارشی را هم شامل می‌شود.

پیش از راه‌اندازی این را مشخص کنید

• چه نوع درخواست‌هایی تیکت می‌شوند و چه کارهایی فقط وظیفه‌ی داخلی‌اند؟
• هر دسته‌ی تیکت، مثلاً ترخیص، حمل یا مالی، به کدام کارشناس یا تیم می‌رسد؟
• صدور فاکتور خدمات در خود هماهنگ انجام شود یا فقط پیوست شود؟ بخش مالی و صدور فاکتور سامانه هر دو حالت را پوشش می‌دهد.
• کارشناسانی که بیشتر وقت در محوطه‌ی بندر هستند با اپ اندروید کار می‌کنند یا با مرورگر گوشی؟

پاسخ این پرسش‌ها نقشه‌ی راه‌اندازی شماست. پیشنهاد عملی این است که در دوره‌ی آزمایشی فقط یک دسته از درخواست‌ها، مثلاً پرسش‌های وضعیت ترخیص، را از مسیر تیکت عبور دهید و بقیه را فعلاً به روال قبلی بسپارید. وقتی کارشناسان به این روال عادت کردند و دیدند پاسخ‌گویی به مشتری منظم‌تر شده، دسته‌های دیگر مثل درخواست‌های حمل داخلی و پیگیری‌های مالی را هم اضافه کنید. این شیوه‌ی مرحله‌ای در شرکت‌هایی که کارکنانشان میان دفتر، گمرک و اسکله در رفت‌وآمدند، مقاومت کمتری به وجود می‌آورد. توضیح کامل‌تر امکانات را در معرفی ابزار مدیریت پروژه هماهنگ بخوانید.

سوالات متداول

آیا هماهنگ ایمیل مشتریان شرکت ترخیص در بندرعباس را به تیکت تبدیل می‌کند؟

بله، ایمیل‌ها و فرم وب‌سایت شرکت می‌توانند مستقیم به تیکت تبدیل شوند. به این ترتیب هر پرسش صاحب‌کالا شماره، مسئول و سابقه دارد و حتی اگر کارشناس پرونده عوض شود، همکار جایگزین همه‌ی گفتگوها و پیوست‌های قبلی را در همان تیکت می‌بیند.

صاحب کالا می‌تواند خودش وضعیت پرونده را ببیند؟

در پلن سرآمد پرتال مشتری وجود دارد که برای همین کار طراحی شده است. با آن، مشتری بدون تماس تلفنی وضعیت درخواست خود را دنبال می‌کند و کارشناسان شما در بندرعباس زمان کمتری را صرف پاسخ دادن به پرسش‌های تکراری می‌کنند.

سامانه تیکتینگ هماهنگ برای شرکت حمل دریایی کوچک هم کاربرد دارد؟

بله، تیکتینگ از پلن آغاز در دسترس است و برای دفترهای کوچک حمل و فورواردری بندرعباس کافی است. وقتی تیم بزرگ‌تر شد یا به داشبورد و اعلان خودکار نیاز پیدا کردید، می‌توانید به پلن پیشرو یا سرآمد بروید.

آیا صدور فاکتور خدمات ترخیص در هماهنگ ممکن است؟

بله، هماهنگ بخش مالی و صدور فاکتور دارد. شرکت‌های خدمات بندری بندرعباس می‌توانند فاکتور هر پرونده را کنار تیکت و وظیفه‌های آن نگه دارند تا پیگیری مالی و عملیاتی یک مشتری در یک جا دیده شود.

کارشناس مستقر در اسکله چطور با دفتر هماهنگ می‌شود؟

از راه اپلیکیشن اندروید و پیام‌رسان سازمانی هماهنگ. پیام‌ها به همان تیکت یا وظیفه متصل‌اند؛ پس عکس سند یا توضیح کارشناس اسکله دقیقاً کنار پرونده‌ی مربوط ثبت می‌شود و در گفتگوهای عمومی گوشی گم نمی‌شود.

برای مشاهدهٔ کاملِ امکانات، سطوح و دریافتِ دمو، صفحهٔ محصول را باز کنید یا با کارشناسانِ ما تماس بگیرید.

اگر فرایندی دارید که در محصولات آماده نمی‌گنجد، برساوش فناوران طراحی نرم‌افزار اختصاصی در بندرعباس و تبدیل نرم‌افزار ویندوزی به تحت وب در بندرعباس را هم انجام می‌دهد.